Vetture di pool, come fare vero car sharing aziendale

di Mino De Rigo

imageRai e Terna sposano un sistema intelligente per le “auto condivise”, messe a disposizione del personale: la novità, proposta da Automotive, convince perché automatizza i compiti di gestione liberando risorse e piace agli utenti per la semplicità d’uso del sistema, basato sul self-service via web. Di car sharing aziendale si parlerà anche al Fleet Manager Academy 2013.

Il car sharing debutta in azienda? A ben guardare è già realtà, per lo meno nelle grandi società con flotte d’uso collettivo, i cui veicoli non sono cioè affidati a singoli assegnatari. Ma è vero car sharing, capace di soddisfare in modo adeguato le esigenze di tutti? Viene da chiederselo pensando al fatto che le vetture di pool sono spesso del tutto fuori controllo, complici utilizzi, per così dire, borderline, tra mancate riconsegne a fine giornata o alla vigilia dei weekend e disponibilità troppo spesso imperscrutabili.

“Questo succede semplicemente perché – osserva Luigi Corsaro, presidente della società di fleet management Automotive – gestirle opportunamente secondo le metodiche tradizionali, che prevedono una buona dose di manualità, oggi costa davvero troppo”. Ecco allora l’uovo di Colombo, sotto forma di gestione self-service informatizzata. Nome di battesimo, “Company Car Sharing”, davanti al quale forse sarebbe stato meglio apporre l’aggettivo “Smart”, così da fissarne più compiutamente le prerogative che sono senz’altro apprezzabili se l’azienda intende dire basta ai rapportini soltanto a discrezione, ai riscontri chilometrici volubili come gli stati d’animo, nonché alle episodiche epifanie dei veicoli più gettonati. Si tratta di situazioni da evitare per chi, come Rai e Terna, ha già scelto di sposare l’approccio proposto da Automotive.

Automatizzare il processo
“Entrambe le aziende – dice Corsaro – dispongono di un parco di veicoli di pool distribuiti in vari parcheggi nelle diverse sedi territoriali. La gestione imageprecedente prevedeva la prenotazione telefonica, con l’addetto che s’accertava della disponibilità delle vetture contattando una volta al giorno i gestori dei parcheggi, dai quali potevano giungere i dati relativi alle auto in uso con report su richiesta compilati manualmente su fogli excel; effettuati a mano, poi, erano anche il tracking nonché la consegna delle chiavi”. A fare da battistrada, lo scorso anno, l’azienda radiotelevisiva, con l’avvio di un progetto pilota condotto con un limitato gruppo di veicoli: “Nel giro di poche settimane ha ottenuto un riscontro pienamente favorevole, tanto da poter raddoppiare il numero di utilizzatori delle 10 vetture di pool coinvolte, passati da un centinaio a quasi 200.

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16 ottobre – Bologna
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  Un successo tale, in prospettiva, da poter smantellare la struttura dedicata alla gestione fisica dei veicoli, dalla consegna alla restituzione, dall’assistenza al tracciamento, recuperando risorse”. L’idea alla base di “Company Car Sharing” consiste nell’automazione del processo, prendendo le mosse da quanto già sperimentato nell’arco di un decennio dalla società Genova Car Sharing, controllata da Automotive, che fornisce a privati e aziende, in ambito locale, auto condivise su prenotazione. Ecco allora mutuato il sistema che poggia su un portale web accessibile 24 ore su 24 via pc, tablet o smartphone grazie a una app dedicata (MyCarFleet), dove compare l’elenco costantemente aggiornato dei veicoli disponibili, accanto a un software di gestione e rendicontazione e a un distributore automatico di chiavi che opera leggendo l’identificativo sul badge aziendale o il codice fiscale sulla tessera sanitaria del singolo utente e registrando data e ora di ritiro e riconsegna.

Semplici strumenti self-service
“È il sistema che abbiamo fornito sia alla Rai che a Terna, le quali hanno già registrato che la quantità dei km effettuati si è ridotta e oggi quindi sarebbe sufficiente un numero inferiore di veicoli. Così hanno comunicato l’intenzione di volere estendere questo tipo di gestione a tutte le vetture di pool dislocate nelle varie sedi, in totale 1.200. Inoltre, hanno beneficiato anche dell’aggiornamento delle regole d’uso del parco auto”. Per contenere i costi del servizio, Automotive ha scelto di non usare apparati di riconoscimento e tracking installati a bordo delle vetture, come sulle auto in car sharing a Genova, affidandosi invece a distributori di chiavi informatizzati. Di fatto il servizio si configura come un outsourcing dell’attività di condivisione dei veicoli, che fa leva sia sull’automazione a beneficio del controllo puntuale da parte dell’azienda, sia sugli strumenti informatici self service, benaccetti agli utilizzatori. “I quali – sottolinea Corsaro – possono prenotare da sé la vettura in modo semplice e quando hanno tempo di farlo, senza alcun vincolo di orario, e soprattutto con la certezza di poter disporre dell’auto: una rapida verifica sul sito e, tra le auto presenti, basta un click per bloccare quella desiderata. A questo si aggiunge la comodità di poter ritirare le chiavi al distributore collocato in prossimità del imageparcheggio, invece di doversi recare nell’ufficio preposto”. Una volta concluso il viaggio, l’utilizzatore, digitando i valori della percorrenza chilometrica e della spesa per il carburante, ripone le chiavi nel distributore, che registra in automatico periodo d’uso e termine del servizio.

Economie dal controllo puntuale
I dati affluiscono al sistema di rendicontazione, che provvede a fornire un quadro complessivo dei percorsi e dell’impiego del parco veicoli di pool. Sono segnalati anche, in tempo reale e senza interventi aggiuntivi, i veicoli disponibili, in uso e in riparazione, la durata degli impieghi e gli orari o le giornate di picco. “I vantaggi per l’azienda si riassumono in un monitoraggio costante delle vetture, con dettagli per parcheggio e per singola auto, grazie alle informazioni pubblicate sul portale. E poi nella possibilità, in virtù di un’ampia reportistica analitica, di intervenire per adeguare il numero dei veicoli alle esigenze effettive ed eventualmente per ridistribuire in modo uniforme le percorrenze. Ciò significa verifica del servizio e, soprattutto, controllo sistematico dei costi”. Sotto il profilo operativo, l’outsourcing fornito da Automotive prevede l’assistenza agli utenti da parte dell’help desk, cui possono rivolgersi per ogni evenienza. “Contiamo – spiega il presidente – su un’esperienza decennale e questo ci ha permesso di costituire un sistema già rodato, capace di gestire tutte le casistiche possibili, comprese le modifiche, gli annullamenti e le proroghe delle prenotazioni, nonché ogni altra eccezione”. Quanto ai costi del servizio, il canone mensile richiesto per ogni distributore automatico, capace di accogliere fino a 30 chiavi, è pari a 150 euro al mese, ai quali va aggiunto un forfait di altri 3 euro mensili a fronte del supporto tramite help desk. “Come è accaduto per Terna, che ha richiesto il servizio dopo aver constatato il successo dell’esperienza pilota della Rai – conclude Corsaro – per diffondere il sistema ci affidiamo all’efficacia del passaparola. E poi, a eventi specifici come il recente Company Car Drive, organizzato da Econometrica, GL events e Aiaga, l’associazione dei fleet manager, rivelatosi ideale per promuovere la soluzione”.