TCO più basso grazie all’outsourcing

di Matteo Quagliano

L’esternalizzazione dei servizi di gestione di una flotta può aiutare i fleet manager a ridurre i costi di gestione ma non esime l’organizzazione dalla sua responsabilità di avere obiettivi di gestione della flotta chiaramente definiti.  

Oggi le aziende considerano l’outsourcing come uno strumento immediatamente disponibile per ridurre i costi e aumentare l’efficienza. I vantaggi dell’outsourcing sono riconosciuti sia nelle piccole che nelle grandi flotte. Un interessante studio della Donlen, società del gruppo Hertz, esamina la modalità in cui un’azienda può gestire la propria flotta aziendale attraverso una società di noleggio esterna. Gli obiettivi sono chiaramente riduzione dei costi, maggiore conformità e maggiore sicurezza.

I servizi di gestione della flotta in outsourcing possono offrire un vantaggio competitivo in primo luogo attraverso l’ampliamento del personale impiegato nell’organizzazione, non dovendo più fare affidamento solo sui propri dipendenti, ma potendo contare sul supporto e la conoscenza della società a cui si affida la gestione della flotta.

I COSTI PRINCIPALI

Dall’analisi del costo totale di proprietà (TCO) emerge che una gran parte di quanto si spende per un veicolo è composto dall’ammortamento, dal mantenimento e dal rifornimento di carburante. I programmi e le competenze esclusive che una società specializzata nella gestione della flotta può mettere a disposizione possono essere utili per gestire i costi e contemporaneamente ridurre al minimo il TCO. La differenza tra il prezzo di acquisto di un veicolo e il ricavo netto alla rivendita è indicata come deprezzamento effettivo ed è comunemente il più grande componente del TCO. Una società di noleggio, o un’altra società specializzata in fleet management, può fornire strumenti utili nel confrontare le specifiche del veicolo e i risultati di previsione sulla durata.

Allo stesso tempo, un programma di manutenzione in outsourcing riduce in modo significativo il carico amministrativo rispetto ad un programma gestito internamente, consentendo all’azienda di concentrarsi sull’individuazione e l’implementazione di nuove opportunità di business. La spesa per carburante rappresenta la seconda spesa complessiva per la flotta e la spesa variabile più consistente. Un programma di gestione del carburante esternalizzato può essere una possibile chiave per il contenimento dei costi, perché semplifica notevolmente il processo di rifornimento, assicura controlli che riducono potenziali truffe o attività fraudolente e fornisce sistematicamente rapporti di spesa. Inoltre, se integrato con altri servizi di flotta, il dato specifico sul consumo di carburante aiuta a programmare la manutenzione e a fare previsioni di sostituzione più accurate delle vetture.

IL SUPPORTO DELLA TELEMATICA

L’uso della telematica sta diventando un supporto fondamentale per la gestione della flotta. I dati telematici raccolti dalle società di gestione delle flotte vengono comunemente utilizzati per comprendere e gestire i comportamenti dei conducenti, far circolare in modo più efficiente i veicoli e supportare programmi volti a migliorare la sicurezza. La maggior parte delle società di gestione delle flotte offre servizi telematici come parte della propria offerta. I dati contenuti in un sistema di gestione delle informazioni sulla flotta vengono utilizzati per raccogliere informazioni e prendere decisioni ponderate. L’obiettivo è sapere quali informazioni sono necessarie e, da quelle informazioni, ricavare indicazioni che portino a un risultato ottimale.

A causa dell’avvento della telematica e di altri progressi tecnologici, i dati della flotta ora arrivano in grandi volumi e a un ritmo rapido. Le analisi dei dati della flotta includono non solo rapporti descrittivi, ma anche rapporti predittivi e prescrittivi. Quando scopriamo la possibilità di prevedere possibili esiti nella gestione della flotta, allora possiamo iniziare a prescrivere attività che già sappiamo porteranno determinati risultati. L’analisi proposta può essere utilizzata nella flotta tanto per prevedere i valori residui dei veicoli, quanto per prevedere rischi di rottura o guasti e quindi situazioni potenzialmente pericolose sia per il conducente che per il veicolo.

DRIVER SODDISFATTI

Quando si tratta di giudicare l’efficacia degli sforzi fatti nel migliorare la gestione della flotta, c’è davvero un unico strumento veramente importante: la soddisfazione del cliente, che in questo caso specifico è il driver. Ogni volta che un veicolo viene consegnato, registrato, rifornito, riparato, rappresenta un’opportunità per un conducente di interagire con il programma di gestione della flotta. Si possono elencare una serie di risultati concretamente conseguibili in una volta presa la decisione di esternalizzare in tutto o in parte i servizi di gestione della flotta.

In primo luogo è possibile concentrarsi sulla propria missione principale, aggiungendo strategie di contenimento del TCO, offrendo accesso a sistemi tecnologici efficienti senza costi di avvio e preoccupazioni amministrative collegate, offrendo accesso ad analisi avanzate per prendere decisioni ottimali e guidate dai dati, migliorando e semplificando l’esperienza del conducente, mantenendo un ottimale flusso di cassa. L’outsourcing tuttavia non esime l’organizzazione dalla sua responsabilità di avere obiettivi di gestione della flotta chiaramente definiti, ma senza dubbio, e con la giusta partnership, può aiutare a rimanere concentrati sui punti di forza principali e raggiungere gli obiettivi prefissati senza sacrificare la qualità.