Nuove regole sulla tracciabilità delle spese di trasferta: per prevenire rischi di accertamento e cogliere le opportunità derivanti dalle novità, diventa indispensabile rivedere policy aziendali e procedure operative. Ne parliamo col nostro esperto di riferimento, il Dottore Commercialista Stefano Sirocchi
Dottor Sirocchi, perché i nuovi obblighi di tracciabilità delle spese di trasferta riguardano anche la mobilità aziendale?
“Per evitare penalizzazioni fiscali, l’obbligo di tracciabilità non riguarda soltanto le spese di vitto e alloggio, ma incide anche sui rimborsi delle spese di viaggio e trasporto effettuati mediante taxi e NCC sul territorio nazionale. Inoltre, la circolare 15/E del 2025 fornisce chiarimenti rilevanti – e in parte favorevoli – in materia di rimborsi chilometrici e spese di parcheggio, con effetti concreti sulla gestione operativa della mobilità aziendale. Fleet manager, mobility manager e travel manager, insieme a CFO e HR, sono quindi chiamati a rivedere procedure e policy interne, non solo per evitare impatti fiscali negativi per dipendenti e impresa, ma anche per cogliere le opportunità offerte dalle nuove regole”.
Allora, ci dobbiamo attendere controlli fiscali?
“La circolare 15/E di fine 2025 è stata redatta dall’Agenzia delle Entrate per fornire agli Uffici le istruzioni operative per l’uniformità delle verifiche fiscali. Il quadro normativo, dopo un anno di assestamento, è ormai stabile. La Ragioneria Generale dello Stato aveva previsto una fase di avvio soft senza effetti finanziari sui conti dello Stato nel primo anno di applicazione, ma solo per il 2026 è atteso un recupero di gettito significativo, oltre 433 milioni di euro tra imposte e contributi”.
Cosa cambia per i dipendenti?
“I rimborsi delle spese di trasferta sostenute in Italia, per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC non sono tassabili in capo al dipendente solo a condizione che i pagamenti di tali spese sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento tracciabili. Restano fuori le spese di trasferta effettuate fuori del territorio comunale nel caso in cui l’impresa adotti il sistema di rimborso forfetario; in tale ipotesi, sono escluse dalla tassazione le indennità fino a 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia e fino a 77,47 euro al giorno per quelle all’estero, oltre al rimborso delle spese di viaggio e trasporto documentate. In particolare, le citate indennità non sono imponibili per il dipendente anche se le relative spese non sono documentate né tracciate, mentre l’obbligo rimane per le spese di taxi e NCC”.
E per le aziende?
“Con riferimento al medesimo ambito, specularmente, anche la deducibilità dal reddito di impresa delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute in Italia per le trasferte dei dipendenti, è subordinata alla condizione che i pagamenti di tali spese siano effettuati con strumenti di pagamento tracciabili. La decorrenza dell’obbligo è già in vigore dal periodo di imposta successivo al 31 dicembre 2024”.
La nuova disciplina sulla tracciabilità si aggiunge a quella sulle trasferte? In particolare, nelle spese rimborsate analiticamente è necessario avere sia la documentazione della spesa sostenuta, la cosiddetta “pezza di appoggio”, sia la tracciabilità della stessa?
“Si, salvo eccezioni, la tracciabilità delle spese sostenute in Italia per evitare la penalizzazione fiscale si somma a quella già esistente di produrre idonea documentazione. Ad esempio, nel sistema analitico, il doppio obbligo dovrà essere soddisfatto per tutte le spese di vitto, alloggio, compresa l’imposta di soggiorno, viaggio e trasporto tramite taxi e NCC”. Da un punto di vista pratico, cosa dovranno fare le aziende per evitare questi rischi? “Come accennato, il primo passo è procedere velocemente con una revisione delle policy e delle procedure aziendali. In ogni caso sarà necessario valutare se il cambio di strumenti, ad esempio l’introduzione di carte di credito aziendali può essere una via percorribile e vantaggiosa, o se l’attuale acquisizione e conservazione delle prove degli avvenuti pagamenti mediante mezzi tracciabili personali del dipendente è adeguata e non eccessivamente onerosa”.
Quali sono le principali opportunità dalla revisione delle policy?
“Innanzitutto, prevenire i rischi di accertamento, le sanzioni e salvaguardare i buoni rapporti con i lavoratori. Inoltre, gestire i rimborsi chilometrici corrisposti al dipendente che utilizza la propria autovettura per ragioni di servizio che non concorrono più alla formazione del reddito di lavoro dipendente, neppure per le trasferte svolte all’interno del territorio comunale. Questo è uno dei chiarimenti più utili fornito dalle Entrate nella circolare 15 del 22 dicembre scorso, con cui, peraltro, viene superato il passato orientamento”.
In conclusione, e passando ad altro, Corso Fleet si è chiuso da poco e anche quest’anno ha registrato il tutto esaurito. In qualità di coordinatore scientifico cosa ha introdotto in questa edizione?
“Molti più docenti, molti più contenuti, molti più esempi pratici. Le domande che ci sono state poste sono state sempre molto numerose e di carattere pratico. Abbiamo avuto trenta iscritti, con il 100% di presenza nei primi due moduli fiscali e oltre il 90% di presenza negli altri due moduli gestionali. Una bella soddisfazione per tutti noi”.
