Serve più dialogo tra buyer e fleet manager

di Giovanni Tortorici

L’alleanza tra fleet manager e fleet buyer è una sicura chiave di successo e di gestione ottimale dei mezzi aziendali. Anche perché, sempre più spinti dalle crescenti richieste dei vertici aziendali in fatto di contenimento dei costi, negli ultimi dieci anni i direttori acquisti aziendali hanno assunto una posizione di ancor più crescente influenza nella gestione della flotta.

Ciò va dalla semplice concessione di un ruolo più determinante nella selezione dei veicoli e dei fornitori, all’assorbimento della flotta nel settore prettamente “acquisti” con le logiche degli appalti. In alcuni casi estremi, l’approvvigionamento arriva fino alla sostituzione completa del team flotte con specifico personale addetto agli acquisti, incaricato sia della selezione dei fornitori che della loro gestione. 

 

 

Approvigionamento efficiente 

Con questo crescente livello di condizionamento, l’approvvigionamento deve rispondere ad obiettivi di efficienza, ma senza una sufficiente attività di analisi delle richieste e delle best practices di gestione della flotta, l’approvvigionamento, anche nel caso della flotta, rischia di produrre esiti controproducenti. La posta in gioco per i fleet manager aziendali non è mai stata così alta, stante le rivoluzioni nella mobilità e nella tecnologia automobilistica (che incide sui carburanti, sulle riparazioni e sulla sicurezza), la crescente enfasi sulla gestione del rischio, le prospettive per i veicoli a guida autonoma, l’auto elettrica e l’ascesa della sharing economy. È dal XIX secolo che le imprese hanno iniziato ad avvalersi di personale specializzato per l’acquisizione dei materiali necessari per la produzione industriale (il cosiddetto procurement).

Nonostante il crescente apprezzamento del suo ruolo, il procurement non era però ancora considerato come una distinta funzione manageriale con significato strategico. Questo riconoscimento è arrivato negli Stati Uniti e nell’Europa occidentale nei decenni successivi alla seconda guerra mondiale. Ad oggi, nelle organizzazioni aziendali più evolute, i funzionari responsabili degli acquisti hanno considerato sempre più i fornitori come partner e hanno cercato di assicurarsi contratti a lungo termine. Talvolta la conseguenza negativa è stata che i gestori della flotta e quelli degli acquisti si sono focalizzati sul prezzo piuttosto che su temi quali la selezione dei veicoli, l’affidabilità dei fornitori, la flessibilità, la creatività e i livelli di servizio. 

 

 

Il debutto del category manager

L’ultimo sviluppo del procurement è l’emergere di specialisti in “category manager” cioè nell’approvvigionamento selezionato in un numero limitato di settori operativi. In alcune aziende leader, questo ha contribuito a creare partnership strategiche tra flotta e personale di approvvigionamento. Di norma, gli indicatori chiave di prestazione per il procurement che opera al servizio dell’approvvigionamento della flotta sono: risparmio sui costi di acquisto di veicoli e servizi in outsourcing; miglioramento della qualità e dell’efficienza; miglioramento della mobilità.

Invece, i responsabili aziendali delle flotte operano su una serie molto più ampia di indicatori di prestazione del veicolo quali: tempo di fermo; produttività di manutenzione e di riparazione; sicurezza (compresi i tassi di incidentalità ed il costo degli incidenti); sostenibilità economica ed ambientale; total cost of ownership. Teoricamente tutti questi indicatori sono ampiamente armonizzabili da parte delle due funzioni. In pratica, tuttavia, vi è spesso disaccordo tra chi gestisce la flotta e il procurement in merito a decisioni chiave come selezione dei fornitori e costi di riparazione del veicolo e servizi di varia natura. Si tratta di un ostacolo da superare rapidamente.  

 

 

Una partnership necessaria

Sviluppare una reale partnership tra “acquisti” e “flotta”, richiede conoscenza e sensibilità alle richieste e agli obiettivi di entrambe le aree aziendali. Entrambi devono comprendere le rispettive esigenze, con lo scopo comune del raggiungimento dell’obiettivo a lungo termine dell’azienda. Ciò, innanzitutto, tenendo in debito conto le esigenze e gli obiettivi di tutte le parti interessate alla flotta, tra cui i vertici aziendali, i driver, i responsabili delle risorse umane, della salute e della sicurezza sul lavoro.

Ma tutto inizia con la conoscenza. Il personale il cui background si trova principalmente nella flotta deve aprire e mantenere un dialogo continuo con gli acquisti per essere certo che le richieste che gli vengono poste siano comprese. Allo stesso modo, i professionisti degli approvvigionamenti dovranno approfondire le proprie conoscenze delle operazioni di base della flotta e delle problematiche che esse comportano.