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Dal fleet management al mobility management

di Giovanni Tortorici

imageNel caso di un’azienda che opera in più Paesi, l’obiettivo principale è innanzitutto quello di armonizzare i dati provenienti da tutte le realtà locali dove l’azienda opera, con report disponibili in modo omogeneo e semplice per una rapida consultazione sia da parte del gestore della flotta locale sia da parte del gestore della flotta a livello corporate, vale a dire presso la sede centrale del gruppo.

A questo fine, il primo passo è l’introduzione di una adeguata car policy di gruppo, che significa la declinazione della car policy internazionale che preveda gli indispensabili adattamenti locali. Ciò deve essere fatto attraverso un puntuale monitoraggio dei bisogni degli utenti aziendali e delle norme vigenti che, per motivi fiscali e legislativi, si differenziano tra i vari Paesi anche all’interno della comunità europea.

Il secondo obiettivo è quello di ridurre i costi generali per la flotta e deve essere perseguito attraverso la collaborazione con le case automobilistiche e con la società di noleggio a lungo termine con cui si opera e deve essere supportato da necessarie scelte di segmentazione di modelli di auto adottati, aumentando, se possibile, il livello di qualità dei servizi e delle dotazioni di sicurezza. Si tratta di un passaggio non molto semplice, a causa delle ovvie resistenze dei vari fornitori locali, tesi al mantenimento del precedente status quo.

Verso una visione integrata
Queste dinamiche costituiscono solo le indispensabili fasi preliminari del progetto di razionalizzazione della mobilità aziendale, che comporta però anche un’attenta analisi dei comportamenti di mobilità dei dipendenti. Ciò richiede uno sforzo organizzativo notevole, che come conseguenza ha quella di unire operativamente in un’unica struttura la figura e la responsabilità del Mobility Manager aziendale con quella del responsabile della flotta. Il principale problema delle aziende, in questo senso, non è solo il controllo della mobilità corrente, ma ancor di più la comprensione e l’analisi dei comportamenti e la previsione delle modalità e volumi di mobilità future. Per questo motivo il monitoraggio, l’analisi e la previsione dei flussi di mobilità deve essere alla base del lavoro dei responsabili della mobilità aziendale. Ciò ad esempio può significare integrare il trasporto pubblico urbano, con la creazione di stazioni di fermata del bus direttamente nell’ambito dei comprensori dove c’è presenza di personale che può facilmente prendere il bus. L’esperienza di queste soluzioni ha bilanci positivi, specialmente per i lavoratori con orario di lavoro “fisso”, ma trova anche un buon riscontro tra gli impiegati con orari variabili. Un altro passo potrebbe essere la copertura degli itinerari anche extracittadini (raggio di 25km) utilizzando un adeguato servizio navetta pubblico/privato. Il costo del biglietto per questa iniziativa deve essere più conveniente rispetto al normale costo del biglietto dell’autobus. L’idea di ridurre la dipendenza dall’automobile per i percorsi casa-lavoro, incoraggiando le persone ad usare meno l’auto attraverso iniziative di car sharing e car pooling e perché no, bicicletta dove possibile, è un elemento che è certamente parte delle strategie di mobility management.

I key points della mobilità aziendale
La car policy aziendale deve essere pianificata dopo un’attenta analisi dei dati relativi all’utilizzo delle auto, dei biglietti di viaggio e delle carte di credito dei driver. Per questo motivo è strettamente necessario coinvolgere ed avere l’appoggio totale dei massimi livelli dell’organizzazione aziendale, dalle Risorse Umane alla Direzione Acquisti. Ciò detto, per implementare una corretta strategia di pianificazione della mobilità aziendale occorre ampliare coerentemente lo spettro dell’analisi. I tratti salienti della struttura del piano per la mobilità possono essere delineati attraverso alcuni punti chiave che, anche se non sono esaustivi, danno un’idea della parametrizzazione che può essere utilizzata:

  • Safety: viene considerato il numero di incidenti durante l’utilizzo di un sistema di mobilità (auto, bus, bicicletta, ecc.)
  • Inquinamento: il calcolo delle emissioni di CO2 per ogni spostamento (es.: gr/km nel caso delle auto della flotta o di aereo)
  • Consumo di combustibile: la devianza dal consumo di carburante previsto rispetto al consumo di carburante reale (questo è tipico delle auto e dipende dal “piede” del driver)
  • Sicurezza: il numero di incidenti intesi come ad esempio il furto del bagaglio … (la politica è quella di includere anche la polizza assicurativa PEC, ossia Personal Effect Coverage)
  • Tempo di percorrenza: il tempo medio necessario da origine a destinazione (stimato prima del viaggio) compresi tutti i cambi di veicoli/modalità di viaggio (es.: aereo, taxi, metropolitana, ecc..) e tutto il tempo “in attesa”. Se il tempo medio non è conforme a quello specificato nella travel policy, il viaggio dovrà essere autorizzato dal direttore del dipartimento di appartenenza del viaggiatore. Deve essere possibile rintracciare tramite uno strumento possibilmente web based, il numero di eccezioni, ed analizzarlo con i dati forniti dal proprio partner/fornitore di business travel.

Flotta auto e la mobilità integrata
La differenza principale tra un approccio Fleet e l’approccio Mobility è essenzialmente l’orizzonte di riferimento. Il Fleet Manager si prende cura tutti gli aspetti della flotta, come costi, inquinamento, efficienza e così via, mentre l’approccio Mobility considera ed integra ogni necessità aziendale in termini di spostamento efficiente di cose e persone. La mobilità, ovviamente, genera costi, sia economici che ambientali. A questo proposito, l’introduzione di sistemi di mobilità virtuale è importantissimo nel contesto della mobilità integrata. La mobilità virtuale deve essere fatta su misura per la propria azienda, seguendo le specifiche necessità e calando il progetto nella propria realtà. L’utilizzo di una piattaforma informatica comporta l’adozione di un insieme di servizi, software e strumenti che supportano le persone della propria azienda nel lavoro, comunicare e collaborare in modo efficace ed innovativo. Questo concetto di mobilità virtuale inserisce nell’approccio mobilità un player fondamentale che spesso, nell’approccio Fleet ha un ruolo marginale e viene interpellato solo per dare supporto nella personalizzazione di qualche report: nell’approccio Mobility, l’Information Technology non può mancare, dato che la tecnologia informatica è alla base della mobilità virtuale. L’adozione di sistemi di mobilità virtuale porta i seguenti vantaggi:

  • Team più efficaci
  • Migliore interazione
  • Migliore collaborazione

Il ruolo dell’Information Technology
La seconda fase per la gestione della mobilità è quella di utilizzare kit pre-confezionati di mobilità per i percorsi di uso frequente – per esempio, il viaggio Milano-Napoli, al treno si possono attribuire 31 kg di CO2 contro i 76 kg e 115 kg, rispettivamente, per auto e aereo. In questo modo il Mobility Manager o meglio il team nel quale lavora (con Fleet Manager, Travel Manager, Purchasing Manager ed IT Manager) può procedere per offrire una scelta di mobilità che tiene conto non solo delle variabili economiche, ma anche dell’impatto sul sistema energetico e sull’ambiente. Un altro vincolo deve però essere preso in considerazione: se in entrambi i lati (Milano e Napoli) sono presenti strumenti ITC come videoconferenza, condivisione di file e così via, è proprio necessario il viaggio? Il consiglio è evitarlo e farlo autorizzare come eventuale eccezione dal direttore del dipartimento di appartenenza.

imageI benefici e gli impatti
I benefici derivanti dall’integrazione degli aspetti della mobilità con quelli della gestione del parco auto sono di tutta evidenza in termini di risparmio economico. Questo porta alla fiducia nell’approccio da parte dell’azienda, che beneficia anche di una riduzione immediata delle emissioni inquinanti, esattamente in linea con le moderne strategie aziendali. Viaggiare con efficienza riduce anche l’incidenza degli infortuni, non solo quelli stradali, ma anche quelli causati dalla perdita del bagaglio o di perdita della coincidenza: il tempo è un bene prezioso che non ha prezzo. Meno viaggi significa meno stress (e meno incidenti di viaggio) e più salute; meno tempo di viaggio significa più tempo da dedicare al lavoro ed alla famiglia. L’allineamento con la strategia aziendale per il risparmio dei costi nel settore dei viaggi d’affari produce meno emissioni di CO2 e di altri elementi nocivi. Un migliore utilizzo del sistema di mobilità porta ad un miglioramento del controllo dei costi e come conseguenza indiretta c’è anche l’innalzamento del livello di soddisfazione degli utenti. Aumentare la consapevolezza del risparmio deve portare a più investimenti in infrastrutture alternative, più comunicazioni veloci producono un nuovo modo di lavorare e consentono di risparmiare tempo, un bene di incommensurabile valore: non investire in innovazione significa risparmiare oggi per spendere molto di più domani perdendo competitività.

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