Scegliere l’auto giusta: un lavoro da fleet manager

di Stewart Whyte

imageTrovare il veicolo migliore per una flotta è un affare molto complesso. Molti fattori devono essere presi in considerazione, ed in particolare la priorità deve essere data al controllo dei costi. E’ essenziale effettuare la scelta ottimale soprattutto per i veicoli destinati alle figure professionali maggiormente presenti nell’organigramma aziendale – la forza di vendita o il personale di servizio. Tuttavia gli stessi principi si applicano in tutti i settori, e dovrebbero essere considerati anche dagli amministratori, in modo da dare l’esempio!

I fattori principali
Le cose principali che un gestore della flotta deve prendere in considerazione per fare la scelta giusta sono spesso molto semplici e ovvie, ma, dal momento che i mercati e l’economia si muovono velocemente, è giusto effettuare una nuova valutazione di questi fattori regolarmente, ogni 3 anni o giù di lì. Il processo di selezione dei veicoli della flotta inizia sempre con il prendere in considerazione “le esigenze del business”, e cioè le funzioni fondamentali che possono trasformare il business in un successo. Molto importante è, poi, anche il tipo di territorio da coprire: le esigenze di un venditore che svolge il suo lavoro prevalentemente su un territorio cittadino sono molto diverse da quelle di un tecnico che opera in una zona rurale.

Come scegliere il veicolo giusto per i diversi utilizzi aziendali? Le linee guida per svolgere al meglio questo compito in un contributo che viene dall’Inghilterra, ed in particolare da Stewart Whyte, ex presidente dell’associazione dei fleet manager inglesi (Acfo) e giurato per il premio Fleet Italy AwardsPer le organizzazioni molto grandi le diverse esigenze, e quindi anche i tipi di veicoli da acquistare, possono essere raggruppate; forse limitare la possibilità di scelta a 2 o 3 diversi modelli di auto potrebbe dare i migliori risultati complessivi. Per le flotte molto piccole, invece, può essere giusto prendere in considerazione ogni acquisizione di un veicolo singolarmente. In pratica, sono le flotte medie che hanno il compito più difficile, perché potrebbero non esserci abbastanza veicoli in un solo gruppo per prendere una decisione sensata che tenga conto anche della struttura aziendale. Una delle cose principali da considerare è il tasso di rotazione del personale: dove questo è elevato, la scelta deve garantire che tutti i veicoli del gruppo possano essere trasferiti e ri-assegnati a qualcun altro. In questo modo è possibile ridurre la necessità di riconsegnare precocemente un veicolo, necessità che spinge sempre in alto i costi di gestione.

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Parametri da considerare
Questo processo offrirà una buona idea dei parametri principali del tipo di veicolo da considerare – berline, station wagon, veicoli da lavoro. Nella maggior parte dei mercati europei c’è l’imbarazzo della scelta in questi segmenti, ma non tutti i veicoli possono essere considerati uguali, in particolare per quel che riguarda il fattore critico del Total Cost of Ownership (TCO), che deve essere il fattore più importante in base al quale prendere una decisione, in quanto rappresenta il costo effettivo del veicolo.

Cercare di individuare il TCO significa considerare tutti i costi significativi correlati alla mobilità di un veicolo. A questo proposito è bene chiarire che vi sono alcune differenze in questo processo fra flotte in cui i veicoli sono presi in leasing o in noleggio e le flotte in cui i veicoli sono di proprietà dell’azienda. In entrambi i casi, però, è di primaria importanza valutare il deprezzamento del veicolo (e cioè la differenza tra i costi di acquisizione ed il ricavo dalla vendita alla fine del ciclo di utilizzo aziendale), i costi di finanziamento (inclusi gli interessi), i costi di servizio e della manutenzione, le riparazioni, i pneumatici ed anche l’entità della tassa di circolazione (nel Regno Unito vi è una tassa di circolazione commisurata alle emissioni di CO2 del veicolo). La maggior parte di questi costi sono inclusi in un tipico contratto di locazione, e quindi il costo del noleggio può essere considerato come un parametro unico che include tutti quelli specificati fino ad ora.

Il secondo maggior costo sostenuto nella gestione di una flotta (dopo il deprezzamento del veicolo) è quello per il carburante e quindi un stima realistica dei consumi di carburante deve essere inclusa nel calcolo del TCO. Nel Regno Unito spesso a questo proposito si usa il 115% del dato ufficiale (fornito dalle case automobilistiche) sui consumi nel ciclo combinato, che rappresenta un’approssimazione realistica della performance dei veicoli su strada. In questo modo, poi, si include nella valutazione anche un eventuale aumento del costo del carburante che avviene nel corso della vita aziendale del veicolo. Nel Regno Unito molte imposte sono basate sulle emissioni di CO2, e per questo minori consumi di carburante aiutano a ridurre il peso fiscale sui veicoli della flotta. I costi di assicurazione devono essere poi considerati tenendo conto del mercato e dell’esperienza della flotta. Questi processi forniscono un quadro chiaro del tipo e delle dimensioni del veicolo necessario. Ma ci sono altri fattori da considerare.

Altri fattori

Tra questi vi sono la rete di manutenzione e di concessionari a disposizione, per garantire che l’utente business possa usufruire del veicolo senza dover aspettare troppo tempo per un appuntamento (in caso vi sia bisogno di una riparazione) e senza dover guidare molti km per raggiungere l’officina o il concessionario. La garanzia offerta (comprese le eventuali indennità e gli sconti di cui è possibile usufruire) deve essere considerata tra i fattori più rilevanti. Il rischio che si corre sottovalutando questi fattori è quello di veder crescere il numero dei giorni in cui il lavoratore non può essere sulla strada, che potrebbe significare costi di noleggio per garantirne la mobilità.

Infine, prima di prendere qualunque decisione, ciascun fleet manager dovrebbe organizzare una prova dimostrativa dei veicoli selezionati assicurandosi che siano testati in condizioni reali, da dipendenti diversi, e per almeno 3 o 4 giorni. Una prova di 10 km non vi dirà certo come il veicolo si comporterà nel corso di un vita di 3 o 4 anni!

E’ buona prassi includere il parere dei guidatori nei parametri considerati prima di compiere la scelta finale; questo può farli sentire maggiormente coinvolti nei processi di scelta aziendale, e può ridurre la quantità di reclami una volta che il veicolo sia stato acquisito. Prima che l’acquisizione sia ufficiale è importante ricordarsi di controllare quando sarà effettuata la consegna. Tutta la pianificazione e la preparazione sarà sprecata se il contratto è fatto per il veicolo giusto, ma poi bisogna attendere mesi prima che i nuovi modelli siano effettivamente disponibili.

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