L’iter da seguire se si prende una contravvenzione al volante di un’auto aziendale è piuttosto intricato. Solitamente è il driver a farsi carico direttamente del pagamento della sanzione, ma ci possono essere dei casi particolari che vengono disciplinati diversamente.
La gestione di tutta la parte burocratica è quindi molto delicata e le aziende si affidano a fornitori specializzati che, oltre a conoscere al meglio la normativa, si occupano di smaltire le pratiche e informatizzare il processo per poi seguire anche i rapporti con gli enti preposti.
A livello preventivo ci sono poi sistemi che vengono installati direttamente sul veicolo che consentono di monitorare il comportamento di guida del driver, di segnalare in anticipo la presenza di autovelox allo scopo di educare gradualmente il conducente del veicolo ad una guida sicura e responsabile.
Quello della gestione delle contravvenzioni in ambito flotte è settore intricato. Esistono però servizi che permettono alle aziende di esternalizzare tutta la parte burocratica. Un occhio poi ai sistemi di navigazione che sono utili in termini di prevenzione dell’infrazione e per avviare un virtuoso processo di educazione alla guida sicura del driver. Abitualmente tutte le multe vengono in prima battuta notificate alla società di noleggio (che è la proprietaria dell’auto) come intestataria dei veicoli, la quale procederà poi alla rinotifica delle stesse.
Il responsabile
Responsabile delle infrazioni è infatti il trasgressore (cioè il conducente del veicolo), insieme al locatario (la società o il professionista che ha sottoscritto il contratto di noleggio) e non il proprietario delle auto, come invece succede nel caso di auto private.
Unico caso in cui la società di noleggio non riceve notifica della trasgressione al codice della strada si ha quando il trasgressore viene fermato direttamente dall’ente di polizia.
Può succedere che le società di noleggio, anziché rinotificare la multa, decidano di procedere direttamente al pagamento per rifatturare successivamente al cliente. l’onere corrispondente. Questa prassi, con l’introduzione della patente a punti, è diventata però sconsigliabile. Infatti, in caso di infrazioni che prevedono, oltre alla sanzione pecuniaria, anche la decurtazione di punti, la società noleggiatrice è costretta a comunicare il nome dell’utilizzatore che era alla guida al momento della trasgressione, pena un’ulteriore sanzione economica.
Per prevenire
Il pagamento diretto della contravvenzione impedisce inoltre la possibilità dell’utilizzatore di fare ricorso, in quanto il pagamento della multa rende vana la sua impugnazione.
Oltre ai servizi di gestione delle contravvenzioni ci sono poi soluzioni, abitualmente installate direttamente a bordo della vettura, che permettono in un certo senso di prevenire l’arrivo di multe. Ad esempio i prodotti proposti dal settore dei rilevatori di autovelox e sistemi tutor che offrono la possibilità di “avvisare” anticipatamente il driver, prima che commetta l’infrazione.
Altre interessanti proposte arrivano dagli specialisti nel settore dei sistemi di navigazione. Si tratta di strumenti che permettono di risalire non soltanto al mezzo, ma anche al conducente e che permettono di analizzare il comportamento al volante del driver e di educarlo ad una guida più sicura.
Coyote System: servizi per elevare il livello di attenzione e sicurezza del driver
Coyote System è un’azienda francese che produce localizzatori di autovelox mobili, fissi e tutor. Abbiamo chiesto a Fernando Bertolesi, Responsabile Business Development di Coyote, di illustrarci le peculiarità dei servizi proposti. “Noi offriamo soluzioni che elevano il livello di attenzione e sicurezza – precisa Bertolesi – il conducente riceve informazioni precise e in tempo reale quali i limiti di velocità della tratta, della presenza di pericoli di varia natura quali incidenti, condizioni meteo avverse e possibili ostacoli. Il dispositivo segnala preventivamente l’obbligo del rispetto dei limiti su particolari tratte stradali controllate da autovelox fissi o telecamere ai semafori, autovelox mobili o informando sulla media di percorrenza nelle tratte Tutor e Vergilius”. Una delle caratteristiche differenzianti del prodotto Coyote è sicuramente rappresentata dalla creazione di una vera e propria Community di esploratori che conferiscono al servizio un carattere social. “Alcune delle informazioni visualizzate sui dispositivi Coyote – conclude Bertolesi – provengono dalle segnalazioni degli stessi utenti che stanno utilizzando il dispositivo nella propria vettura: più di 2.400.000 utilizzatori in Europa contribuiscono ad aggiornare il nostro Database in modo continuo. Ci sono poi le segnalazioni in tempo reale. Dotato di ricevitore GPS e di sistema di trasmissione GSM/GPRS, Coyote comunica costantemente con il server e gli utenti, trasmettendo in tempo reale tutte le informazioni necessarie durante il viaggio. Il tutto in semplicità senza problemi di installazione e con un sistema che non distoglie la concentrazione dalla guida”.
Safo Sistemi: 2 milioni di verbali gestiti ogni anno
Affidare all’esterno la gestione delle multe consente a tutte le aziende dotate di flotta auto di ridurre radicalmente tempi e costi e permette inoltre di dedicare le proprie risorse al “core business” aziendale. Safo Sistemi, con oltre due milioni di verbali gestiti ogni anno, è leader nel mercato europeo di riferimento. Grazie ad un servizio progettato e realizzato per la gestione integrata dei verbali per conto di società di autonoleggio, società di leasing e, in generale, per tutte quelle aziende che hanno la necessità di gestire un parco veicoli operante sia in Italia sia all’estero. “Nel corso degli anni abbiamo ideato e sviluppato un sistema di gestione dei verbali interamente paperless – precisa Elpidio Sacchi, Presidente di Safo Sistemi – un sistema che riduce al minimo gli interventi manuali, garantendo sicurezza e tracciabilità del processo”. Informatizzare l’intera procedura, facendo uso delle nuove tecnologie è un passo essenziale che consente inoltre di snellire l’iter burocratico. “I clienti possono accedere al servizio attraverso un collegamento internet, dove troveranno tutta la documentazione inerente il verbale e potranno effettuare dei report personalizzati. L’accesso alle informazioni dei verbali è reso disponibile alle società di noleggio così come alle aziende e ai singoli driver attraverso tutti gli strumenti di mobilità oggi presenti sul mercato”. Un aspetto assolutamente da non trascurare, anche perché permette un considerevole risparmio di tempo, è quello della gestione dei rapporti con gli enti preposti. “I rapporti instaurati con centinaia di Enti – conclude Sacchi – sono il punto di forza della nostra gestione. Accordi stipulati con le principali autorità di Polizia, Enti locali, Ministero dell’Interno e gestori della Rete Autostradale hanno permesso la notifica in forma elettronica direttamente a Safo che provvede a fornire le informazioni richieste dalle autorità nello stesso formato”. Un tipo di gestione che porta ad una serie di vantaggi. Innanzitutto un risparmio economico grazie all’eliminazione dei costi di stampa e di notifica. Vi è inoltre una riduzione dei tempi legati alla lavorazione del verbale. Con questo processo poi, il rischio di errore legato alle attività manuali e il conseguente contenzioso amministrativo e giudiziario sono ridotti al minimo. Come servizio aggiuntivo Safo tutela i clienti mettendo a disposizione una serie di aggiornamenti su temi normativi relativi al Codice della Strada sia in Italia sia nel resto d’Europa.
TomTom: comportamenti e stile di guida sempre sotto controllo
TomTom, fornitore di prodotti e servizi per la localizzazione e la navigazione, è anche leader di mercato nell’offerta di soluzioni per la gestione del parco veicoli per le aziende. TomTom WORK è di fatto la gamma di prodotti pensati appositamente per il mondo “business”. “Tutti i dati – sottolinea Marco Federzoni, Sales Director Italy di TomTom Business Solutions – vengono raccolti con una cadenza di 6 volte al minuto per fornire un dato sempre aggiornato sulla posizione. Il resoconto viene salvato per tre mesi sul nostro server e a tempo indeterminato sul server del cliente”. Si possono inoltre identificare sia il veicolo che il driver. “In ogni momento – prosegue Federzoni – un’azienda può sapere chi stava guidando e dove stava guidando. Possiamo quindi collegare al nostro sistema un modulo di riconoscimento con una tesserina RFID per cui quando l’autista sale in macchina viene riconosciuto automaticamente”. Il sistema inoltre ha un asset dedicato che permette di prevenire eventuali infrazioni e di analizzare ogni singolo percorso effettuato dal driver a bordo del veicolo aziendale. “Alle aziende viene infatti offerto anche un’ulteriore metodologia di report – prosegue Federzoni – che permette di rivedere il video completo del singolo percorso compiuto e quindi avere un’idea esatta di quando è stata compiuta un’infrazione o per quanto tempo il driver ha viaggiato, ad esempio, oltre i limiti di velocità. Questo è un elemento molto interessante perché permette un’analisi dettagliata del comportamento di guida del driver e aiuta a capire se l’infrazione è stata casuale e legata ad un momento particolare della guida oppure se è un’abitudine reiterata nel tempo”. Analizzare il comportamento del driver per poi, quando è necessario, educarlo ad un tipo di guida più sicura e rispettosa dell’ambiente è sicuramente una delle priorità per i gestori di flotte. “Oltre all’analisi della velocità – conclude Federzoni – che viene effettuato direttamente dalla nostra “scatola nera”, abbiamo anche un prodotto che fornisce all’azienda i consumi del mezzo in tempo reale, le emissioni di Co2 effettivi, ma dà anche una valutazione dello stile di guida del driver. Lo stile di guida viene analizzato secondo quattro parametri: l’eccesso di velocità, il consumo, il consumo a veicolo fermo, le sterzate e le decelerazioni brusche. Questi parametri possono essere pesati dall’azienda in modo indipendente ”.