Lettera ai fleet manager. A proposito di fuel card

di Giovanni Tortorici
presidente Aiaga

L’analisi del pianeta fuel card nasce come risposta ad alcune domande fatte dagli associati Aiaga e per le quali è stato ritenuto importante fare qualche approfondimento sull’argomento. Tutti gli associati hanno una conoscenza diretta del prodotto fuel card, con i vantaggi che esso porta e qualche altro particolare che è bene conoscere e che cercheremo insieme di svelare.

 

Mercato delle fuel card
Diamo una semplice definizione delle fuel card (o carte di credito per il carburante in italici termini): sono un prodotto di relativamente recente introduzione sul mercato della mobilità aziendale. Esse assolvono alle seguenti funzioni:

  • finanziamento della spesa
  • eliminazione del contante e degli anticipi di cassa
  • semplificazione amministrativa
  • maggior trasparenza delle spese per carburante

Le fuel card sono fornite alle aziende dalle case petrolifere o dai noleggiatori. Partendo dal 2009, per dare un andamento storico del mercato delle fuel card, le fuel card utilizzabili sul nostro territorio ed in Europa erano otto, una per ciascuna delle più importanti compagnie petrolifere: Carta Maxima per Api-IP, Esso Card rilasciata dalla Esso Italia, Multi Card di Eni Agip, DrivErg fornita dalla Erg, Cartissima Q8 per Kuwait Petroleum Italia, la Euro Shell Card per Shell, la My Card per Tamoil e la Euro Trafic per Total. Ognuna, come si diceva, fornisce dei servizi che vanno oltre il semplice rifornimento e l’acquisto di lubrificanti. Come ad esempio sconti sugli accessori per auto, lavaggio vettura, soccorso stradale, accesso a traghetti, pedaggi, ponti e tunnel in tutta Europa, parcheggi protetti per i mezzi pesanti..

La situazione nel 2010 è cambiata, per la nascita ad Ottobre della società TotalErg, che è diventato il terzo operatore italiano nel settore della distribuzione e commercializzazione di prodotti petroliferi. Inoltre occorre considerare anche Eos (Erg Oil Sicilia) che pur essendo uno spin-off nato ad Aprile 2010, contribuisce con circa 346 impianti al numero totale di stazioni di servizio.

 

Prezzi del carburante e sconti
Capire quale è il prezzo del carburante è una delle cose più difficili nell’ambito della gestione della flotta, non solo per la variazione del costo della materia prima, ma anche per la difficoltà di avere dei riferimenti ben definiti e stabili.

Iniziamo con affermare che il “prezzo pompa servito” in realtà è una chimera e che difficilmente può essere considerato un riferimento attendibile e soprattutto verificabile. Se considerate che nel 2006 vi erano ben 186 fasce di prezzo e che oggi ve sono solo sette (regionali, autostradali, ecc….), avrete un’idea concreta della difficoltà di effettuare controlli reali e specifici.

Se poi tra cliente ed azienda petrolifera è frapposta la società di noleggio, sicuramente la gestione ne gode in termini di apparente semplificazione gestionale, ma i controlli diventano più difficili in una filiera allungata, dove spesso la società di noleggio fornisce dei documenti di sintesi trimestrale direttamente alla contabilità dell’azienda cliente per i pagamenti.

Diamo qualche notizia flash di “mercato” sui prezzi dei carburanti:

  • Da gennaio ad aprile lo Stato italiano ha incassato dai consumi di benzina e gasolio per autotrazione 330 milioni di euro di imposte in più rispetto allo stesso periodo del 2010. Un extra-gettito che, come spiega il Centro Studi Promotor GL Events, è principalmente dovuto “all’Iva drag”. Si tratta in pratica di un meccanismo, già più volte denunciato dallo stesso Centro Studi, che si calcola sulla somma delle accise e del prezzo industriale e di conseguenza quando sale il prezzo industriale sale anche il prelievo tributario sui carburanti. “L’effetto è quello di rendere ancora più dirompente l’impatto della crescita del costo del petrolio greggio sui prezzi alla pompa”, spiega ancora una nota in cui si ricorda che già nel 1999 e nel 2000, in una situazione analoga a quella attuale, uno studio del Centro Studi Promotor GL Events mise in luce il fenomeno.
  • A margine della riunione della Commissione tecnica di valutazione delle dinamiche dei prezzi dei carburanti, l’Adoc (Associazione per la Difesa e l’Orientamento dei Consumatori) esprime il suo apprezzamento per la presa di posizione assunta dal Ministro dello Sviluppo Economico Paolo Romani che, per la prima volta, ha aperto ad una riforma strutturale della rete di distribuzione dei carburanti in Italia e ad un intervento su accise e Iva, evidenziando come lo Stato intenda fare la sua parte per contenere i costi dei carburanti. Per l’Associazione è importante il percorso avviato dalla Commissione, che prevede al suo interno rappresentati delle Associazioni dei consumatori iscritte al Cncu (Consiglio Nazionale dei Consumatori e degli Utenti), tra cui l’Adoc stessa. Nella prima bozza di riforma l’Adoc sottolinea l’importanza di liberalizzare il mercato della benzina e del gasolio all’ingrosso, un mercato oggi troppo stretto tra le grandi compagnie petrolifere, che lascia poco margine alle compagnie ed ai distributori indipendenti. Inoltre, c’è apprezzamento per la volontà di dare ai distributori la possibilità di vendere anche prodotti “non-oil”, un sistema che potrebbe aumentare la concorrenza nel settore. L’Associazione è contraria, invece, alla soluzione di puntare sui self-service, chiudendo il 25% degli impianti. Il margine di guadagno del distributore è di solo il 2% al litro, pertanto gli unici effetti della chiusura degli impianti sarebbero la riduzione della concorrenza e i danni economici per gli impianti a conduzione familiare che, soprattutto al centro-sud, rappresentano una importante risorsa sociale ed economica. Con l’occasione della riunione l’Adoc ha apprezzato l’intervento del Garante per la Sorveglianza dei Prezzi (Mr. Prezzi), Roberto Sambuco, che ha annunciato l’avvio di un’indagine conoscitiva sui carburanti, per cui l’Associazione è disponibile a fornire la documentazione relativa alla poca differenza di prezzo presente sul mercato all’ingrosso. L’Adoc, inoltre, ha denunciato l’arrivo di numerose segnalazioni da parte dei consumatori che evidenziano le sempre maggiori impurità del diesel normale, che spingono a dover acquistare il diesel power, che ha un costo nettamente superiore al primo. Una soluzione che, di fatto, annulla qualsiasi divario di prezzo tra benzina e gasolio, dato che il diesel power è venduto allo stesso prezzo della verde. Infine, in coincidenza con la conferenza di Confesercenti-Faib (Federazione Autonoma Italiana Benzinai), che ha presentato una proposta di riforma della legge, l’Adoc ritiene molto interessanti i punti su cui sviluppa un’azione comune per la riforma del settore e la diminuzione dei prezzi dei carburanti.

Una chiave di lettura di tutto ciò può essere la seguente: i prezzi dei carburanti sono alle stelle, lo sappiamo tutti, ed il ministero dello Sviluppo Economico ha istituito una “commissione per la valutazione delle dinamiche dei prezzi dei carburanti” nella quale tutti gli interessati, incluse le associazioni di consumatori che sono sotto l’ala protettiva di questo Ministero, avranno voce in capitolo per “individuare sistemi chiari e condivisi di rilevazione statistica dei prezzi e dei valori di riferimento”. Il dubbio è che questo rilevamento statistico sia ridondante; per esempio, come si legge nel comunicato del Ministero, “Nel caso vengano rilevate nell’andamento dei prezzi incongruenze tali da violare il regime di concorrenza, la commissione eserciterà il potere di segnalazione alle autorità competenti”. Probabilmente mettere tutti intorno ad un tavolo soddisfa i commensali, ma difficilmente si affronterà il problema principale dell’alto costo dei carburanti alla pompa, che, come spiegava il Centro Studi Promotor GL Events, sono le tasse. Per dare un’idea di massima, circa il 56% di quanto paghiamo al distributore sono accise ed Iva, che viene applicata, oltre che sul prezzo industriale, anche sulla stessa accisa. Vi è quindi una imposta applicata sull’imposta. Se invece, anche per i carburanti ci fosse il medesimo regime di tutto ciò che acquistiamo, dovrebbe esserci solo il 20% di Iva. Per ridare respiro ai redditi di lavoratori e pensionati, ma anche per ridare fiato alla produzione italiana, soprattutto per ciò che riguarda i beni ed i servizi di prima necessità sarebbe bene che il problema del prezzo dei carburanti fosse affrontato nell’ottica della diminuzione/eliminazione di almeno alcune componenti delle accise; se guardiamo ad alcune di esse ci rendiamo subito conto che sono una via facile per fare cassa in quanto sono state istituite per far fronte ad esigenze straordinarie e poi mantenute indefinitamente. Come ad esempio:

  • 1,90 lire per la guerra di Etiopia del 1935;
  • 14 lire per la crisi di Suez del 1956;
  • 10 lire per il disastro del Vajont del 1963;
  • 10 lire per l’alluvione di Firenze del 1966;
  • 10 lire per il terremoto del Belice del 1968;
  • 99 lire per il terremoto del Friuli del 1976;
  • 75 lire per il terremoto dell’Irpinia del 1980;
  • 205 lire per la guerra del Libano del 1983;
  • 22 lire per la missione UNMIBH in Bosnia Erzegovina del 1996;
  • 0,020 euro per il rinnovo del contratto degli autoferrotranvieri del 2004.

 

Ma i segnali di cambiamento ancora non ci sono, anzi, il 6 aprile 2011 è stata introdotta un nuovo incremento di accisa per sovvenzionare il settore dei beni culturali e dello spettacolo. Ed infine, ciliegina sulla torta, la manovra di fine giugno ha portato un altro aumento di accisa. Questa volta per far fronte ai costi dell’immigrazione straordinaria legata alla nuova “campagna di Libia”.

Ritornando al lavoro che è di competenza del gestore delle flotte aziendali, possiamo asserire che se il riferimento del prezzo pompa servito o se preferite del prezzo del rifornimento assistito dall’operatore che dir si voglia, è praticamente incontrollabile, anche perché i listini cambiano quotidianamente (se fate una rapida verifica sui siti dei produttori, vedrete che c’è anche l’orario in cui valgono, corredati dai differenziali regionali, provinciali, ecc…) come ci si può muovere? Il consiglio è quello di cercare di ottenere uno sconto fisso e non percentuale, con negoziazione del valore: il contratto va gestito ad hoc per ogni realtà. Ovviamente se nella filiera c’è la società di noleggio, è evidente che parte dei benefici economici vengono incamerati da quest’ultima, per il ruolo di intermediazione tra il cliente finale e la società petrolifera. Facciamo qualche esempio tangibile su una flotta di 100 vetture, con 30.000Km/anno per ciascuna ed un consumo medio di 15km/l. Il carburante annuo necessario per l’intera flotta è di 200.000 litri. Non è impensabile ottenere uno sconto di 50 millesimi al litro, che porterebbero immediatamente un risparmio di 10.000€/anno; questo saving, è bene investirlo in servizi che consentono di risparmiare tempo nei controlli: sappiamo tutti infatti che il fleet manager di solito fa mille altre cose e che la sua attività non è quasi mai considerata Fte (Full Time Equivalent) in quest’ambito: ne parleremo più diffusamente nel prossimo paragrafo.

Controlli e analisi consumi con le fuel card
Il vantaggio più significativo delle fuel card per i gestori delle flotte è il controllo, che ne dovrebbe risultare significativamente facilitato; a questa affermazione dobbiamo aggiungere un particolare fondamentale: se le vetture si riforniscono ogni giorno in posti diversi chi effettua il controllo delle singole transazioni? Su un parco auto di 100 vetture, se il risparmio con le fuel card è di 10.000 €/anno, non c’è bilanciamento con il valore delle ore impegnate dalla persona che deve effettuare il controllo.

Per questo motivo, si suggeriva, come anticipato nel paragrafo precedente, di reinvestire i primi saving sullo sviluppo di automatismi di controllo. Di solito le aziende petrolifere offrono servizi base con prezzi che variano in funzione del numero di carte emesse: per uno strano effetto informatico, maggiore è il numero di carte e più diventa complessa e costosa la gestione del sistema, per cui il contributo mensile dipende dalla numerosità delle carte emesse e dalla complessità dell’assegnazione dei Pin (Personal Identification Number), perché non è da sottovalutare il fatto che le vetture non sono tutte assegnate univocamente ad un singolo driver, ma esistono vetture in pool con carte che devono avere più Pin, uno per ogni driver appartenente al pool. Questa variabile rende meno semplice l’analisi dei consumi. Se aveste in mente di utilizzare il criterio di calcolo di consumi ed emissioni utilizzando i dati di targa del costruttore del veicolo, è bene considerare una tolleranza molto ampia, infatti i consumi dichiarati sono sempre più bassi dei consumi rilevati. Il consiglio quindi è quello di interpretare le incongruenze consumi ed emissione di CO2 con molta cautela. La fuel card oggi può essere uno strumento molto raffinato, nel senso che il tipo di prodotti acquistabili può essere scelto in funzione del Pin assegnato, evitando quindi che possano essere commessi errori e limitando automaticamente il problema di “acquisti non autorizzati”. È basilare però anche imporre come “obbligatori” per l’erogazione del servizio, l’inserimento di alcuni campi, e tra questi non può mancare quello dei km della vettura; in passato era possibile anche non inserire alcun dato e ricevere comunque la prestazione: in questo modo si potrebbe anche incappare nel mancato rispetto della nella circolare 205/E del Ministero delle Finanze, che richiede “registrazione” dei chilometri. Ribadiamo il consiglio di investire per rendere sempre più automatici i controlli sui report: un report via web comporta un notevole sforzo per effettuare i controlli. La versione “base” dei report, difficilmente fornisce analisi dei consumi, report automatici per la gestione di anomalie e files esportabili: in genere queste funzioni sono fornite con versioni di report “avanzate” che hanno un costo mensile in genere legato al numero di carte e di Pin (si può partire indicativamente da 5€/mese, per arrivare a oltre 100€/mese).

 

Servizi e strategie dei fornitori
Sembra ormai chiaro che la partita fuel card si gioca più che sul prodotto petrolifero/e/sconto, sui servizi associati. Uno dei plus offerti è sicuramente la possibilità di monitorarne l’uso in modo puntuale, il che presuppone l’acquisto di un servizio “avanzato” dalla società petrolifera, per acquisire i dati. È fondamentale quindi che poi i dati siano interfacciati in qualche modo con il sistema Erp aziendale, per la corretta attribuzione dei costi e l’analisi di eventuali anomalie.

Sulla sicurezza, le fuel card adottano ormai gli standard comuni a carte di credito e bancomat: microchip, bande magnetiche, ologrammi ed algoritmi di autorizzazione nei server centrali, molto complessi. Ad onor del vero a volte questi sistemi non sono sempre tutti presenti, ma la sicurezza è del tutto simile agli altri sistemi elettronici di pagamento e quindi il rischio maggiore lo si corre solitamente non al Pos (Point Of Sale) del distributore, ma per smarrimento oppure perché qualche driver ha l’abitudine di scrivere il Pin sulla carta. Comunque per smarrimenti o furti, esiste sempre un numero telefonico (spesso ad addebito ripartito) a disposizione per bloccare le carte; questa possibilità talvolta è offerta anche via web al cliente.

La possibilità di selezionare i prodotti utilizzabili in funzione della carta/Pin è uno dei servizi che offrono flessibilità d’uso e che consentono al fleet manager di poter personalizzare il servizio ai propri driver. Questo è uno dei punti di forza delle società petrolifere che si possono differenziare sulla qualità e sui prezzi dei servizi web offerti al cliente finale.

Le aziende petrolifere tendono ormai ad offrire di tutto e di più: dal pagamento dei traghetti alla telefonia – niente di strano, dato che ormai le stazioni di servizio danno anche le raccolte punti per i regali, come nei supermercati, e che addirittura è già allo studio da parte dei alcune aziende petrolifere la fuel card “ricaricabile”, come le Sim del telefonino.

La capillarità dei punti di distribuzione, è uno dei requisiti fondamentali per avere una fuel card che sia effettivamente fruibile in termini di servizio. Il numero delle stazioni di servizio, non rappresenta un grosso problema, dato che in Italia la ristrutturazione non ha portato nel tempo ad una diminuzione delle stesse, anzi sembra che siano addirittura aumentate, probabilmente per effetto simile alla ridistribuzione di impiegati in più uffici: aumenta il numero dei dispositivi di servizio, come sanno bene i facility manager.

Avere a disposizione la possibilità di essere on-line non solo per monitorare la situazione, ma per agire sulla singola carta, è un servizio importante, ma essere in possesso di automatismi di monitoraggio non dipende solo dal fornitore, ma anche da ciò che il fleet manager ha a disposizione come sistemi informativi. Esistono comunque pacchetti software ad hoc che possono essere “alimentati” dal file excel ottenuto dall’azienda petrolifera; è su queste modalità di scambio dati che si imbastisce la vera gestione delle fuel card: sarebbe improponibile effettuare controlli manuali con dati rapidamente variabili, per un numero elevato di transazioni. In definitiva le fuel card avranno quindi un costo non di emissione, ma dei servizi “advanced” offerti.

Consigli per gli acquisti
Anche se non è compito del fleet manager, per evitare il classico problema “non poteva non sapere”, è opportuno ricordare che, mentre nella scheda carburante, ai sensi dell’art. 2, dpr 444/1997, oltre ai dati dell’esercente e dell’acquirente, del veicolo a cui si fa riferimento, la data del rifornimento e l’ammontare del corrispettivo al lordo dell’Iva, deve necessariamente essere apposta la firma dell’esercente (Cassazione 19/10/2007 n. 21941) a convalidare l’acquisto, ma soprattutto devono essere indicati i chilometri rilevabili alla fine di ogni mese o trimestre del veicolo, nella fattura emessa dalla compagnia petrolifera non vengono evidenziati detti dati, con la possibilità di utilizzare la carta anche per altri mezzi anche non appartenenti all’impresa.

Su questo assunto, l’amministrazione finanziaria dice che, al fine di confermare l’attendibilità dei dati indicati nel documento fiscale e restando l’onere della prova a carico del contribuente, l’ufficio accertatore potrà controllare e verificare la bontà dei documenti, confrontando i chilometri percorsi dai mezzi in carico all’azienda, anche sulla base di elementi oggettivi quali l’anzianità, l’usura e i diversi utilizzi dei veicoli, potendo contestare il rispetto dei principi di certezza e inerenza, con l’eventuale recupero del costo a tassazione, in assenza di documentazione a supporto.

Per tale ultimo motivo, in presenza di soggetti obbligati a documentare l’acquisto dei carburanti mediante fatture, come nel caso degli autotrasportatori per conto terzi dotati di carte acquisto (netting) e come richiesto espressamente dal punto 4) della circolare ministeriale n. 205 del 1998, si rende necessario che l’utilizzatore finale compili un documento a cadenza mensile, numerato e datato e contenente l’indicazione della targa del mezzo e dei chilometri percorsi, a supporto della validità del documento utilizzato per la deducibilità del costo dei carburanti.

Avendo cura di scegliere un fornitore con capillarità adeguata alla copertura geografica necessaria ai propri driver, si suggerisce di richiedere e negoziare uno sconto fisso che sarà oggetto di reiterata trattativa e che deve essere applicato su tutta la rete accettante. Il sito web del fornitore deve consentire operazioni di personalizzazione dei report (di solito caratteristica “advanced”) e di scaricare gli stessi in formato elettronico modificabile. Esistono comunque pacchetti software ad hoc che possono essere “alimentati” dai files ottenuti dall’azienda petrolifera. Il consiglio è quello comunque di non crearsi un sistema informativo disgiunto dall’Erp aziendale, dato che fanno fede i dati della contabilità e quindi è importante che ci sia stretta correlazione tra i report ed i files che vengono utilizzati per i pagamenti.

L’impersonalità e l’automatismo del controllo sono direttamente proporzionali all’efficacia dello stesso. La generazione di alert deve comunque non essere invasiva, perché troppi alert generano la loro completa inefficacia. Il setup delle giuste soglie deve rendere gli alert delle vere eccezioni. Il vero problema non è poi la gestione delle anomalie, ma il processo che le deve accertare, che è costituito dal Dna dell’azienda: se i controlli sono improntati alla gestione della manutenzione e dello spending come attività di supporto e non vissuti dai driver come controllo sul “pilferage”, ci sarà la collaborazione di tutti. Comunque è importante che i dati obbligatori per effettuare rifornimento carburante siano ben definiti in fase contrattuale prima del rilascio delle carte. La reportistica corretta permette non solo di avere un chiaro quadro dei consumi, ma anche una più precisa valutazione delle emissioni di CO2, basata non sui dati di consumo indicati dal costruttore dell’auto ma sui consumi effettivi, cioè in base ai litri di carburante effettivamente utilizzati per le percorrenze.

L’innata semplificazione amministrativa con la fuel card è palese: non occorre più, per esempio, tenere archiviate le schede carburanti di ogni singolo utente. il che è un significativo risparmio di spazio perché, giova ricordarlo, le carte carburanti devono essere conservate per un periodo di 10 anni. La dilazione di pagamento propria delle carte, è un altro vantaggio oggettivo del mezzo.

In definitiva, la fuel card è un ottimo prodotto che consente risparmi in termini assoluti sul prezzo del carburante, rispetta le norme fiscali e che con un minimo investimento può produrre benefici effetti dovuti ad una reportistica intelligente e proattiva che diventa strumento fondamentale per la gestione della flotta aziendale e rappresenta un ottimo deterrente alla violazione delle policy.

 

Speriamo di avervi fatto il “pieno” di notizie utili.

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