La revisione della Corporate Car Policy aziendale

di Giovanni Tortorici

La revisione della Car Policy aziendale non è mai una cosa semplice. L’idea di fondo dell’approfondimento che ci apprestiamo a fare è quella di fornire una metodologia affidabile che consenta di predisporre il documento di Request For Proposal (RFP) della nuova Car Policy aziendale, vale a dire la formulazione scritta di tutte le informazioni utili per l’acquirente ed il gestore della flotta aziendale che dovranno poi tradurre concretamente tali prescrizioni in scelte di fornitori e di modelli di vetture in linea con la strategia di flotta aziendale. In molte realtà aziendali l’attività di revisione periodica delle Corporate Car Policy manifesta spesso inutili rallentamenti dovuti alla complessa interazione tra i decision maker dei dipartimenti aziendali coinvolti. Per questo è utile riepilogare quali sono gli step per effettuare una corretta revisione in cui tutti gli attori aziendali siano coinvolti.
Il Fleet Buyer ed il Fleet Manager aziendali, infatti, devono essere in grado di collaborare al meglio in quanto il successo di tutto il processo di revisione della flotta dipende proprio dalla loro capacità di cooperare e di interfacciarsi di comune accordo con i livelli decisionali interni, gli utenti finali ed i fornitori.

Analisi preliminare: criteri di scelta dei veicoli e dei fornitori
La revisione della Car Policy, di norma, ha come obiettivo primario il contenimento dei costi, riducendo così gli impatti del Total Cost of Ownership (TCO) della flotta. Prima di approcciare la stesura del documento di Request For Proposal, è però bene capire lo stato delle cose, quindi è fondamentale svolgere un’analisi approfondita della situazione attuale. Si tratta di un approfondimento preliminare molto importante, in quanto consente innanzitutto di ridurre i rischi di valutazioni soggettive e consolidare la raccolta di dati puntuali (ad esempio: dati generali della flotta, dati sulle modalità di gestione degli autoveicoli, brand e caratteristiche dei mezzi, dati sui servizi di manutenzione ed assistenza, modalità di organizzazione e organizzazione dei processi, ecc.).

imageLa definizione della tipologia delle vetture implica infatti che la Car Policy abbia recepito le diverse destinazioni d’uso dei mezzi, definendo i criteri di scelta in loro funzione. Ciò significa, ad esempio: tipo di alimentazione, cilindrata, trazione, cambio, carrozzeria, numero di passeggeri ecc.. Definiti i criteri di scelta, occorre poi verificarne la congruenza con la gamma di offerta delle case automobilistiche e dei loro relativi modelli e successivamente si potrà stilare una graduatoria di preferenza.

La fase successiva prevede poi la focalizzazione delle modalità di selezione dei fornitori per la gestione delle auto aziendali (società di noleggio a lungo termine, società di leasing, società di fleet management …). Buona norma è quella di partire, ad esempio, creando uno specifico team di valutazione composto dai decisori aziendali e da alcuni dipendenti coinvolti nel processo, appartenenti ai dipartimenti aziendali coinvolti nel progetto di revisione della flotta. Compito del Team sarà, innanzitutto, quello di condividere e definire per iscritto l’oggetto ed i contenuti del servizio che si vuole realizzare. Il contenuto della parte “definizione del servizio” non è statico ed immutabile, ma potrà poi ovviamente essere eventualmente migliorato o ampliato nel corso del progetto.

Oltre a ciò, dovranno poi essere elencati con precisione i criteri che il potenziale fornitore dovrà soddisfare per poter essere considerato e valutato. Tali criteri devono basarsi sul tipo di prodotto o servizio che si sta cercando di acquisire e sul prezzo che si è disposti a pagare. Requisiti molto importanti per i fornitori, ad esempio, sono:

• Procedure chiare ed esplicite per consegna, manutenzione

• Solido stato patrimoniale ed assetto societario

• Utilizzo di soli dipendenti diretti senza subappalti

• Riferimenti diretti di contatto di almeno tre responsabili

• Disponibilità di soluzioni e-business, dalla configurazione, alla fatturazione

• Profilo internazionale, per poter fornire un servizio globale

• Disponibilità del servizio di customer care (anche oltre l’orario d’ufficio e nei giorni festivi)

Dopo che i membri del team avranno verificato tutti questi elementi, potranno completare il “lista dei requisiti” e presentarla al livello decisionale aziendale superiore, raccogliendone il feedback e quindi l’approvazione. Questa “lista dei requisiti” costituirà la base per la creazione della Request For Proposal (RFP) della nuova flotta aziendale.

Selezione e lista dei potenziali fornitori per la flotta

Il processo di selezione del fornitore per la flotta prevede poi la realizzazione di una “vendor search” al fine di compilare un elenco di quelli in grado di soddisfare i requisiti aziendali. Da tale elenco preliminare deriverà la lista più ristretta di fornitori ai quali si invierà una richiesta di ulteriori informazioni, la cosiddetta Request For Information (RFI) che si consiglia poi di inserire nella prima parte del documento di Request For Proposal (RFP). Ovviamente, secondo le esigenze aziendali, l’ambito di ricerca e selezione del fornitore potrà essere locale o regionale o nazionale o, infine, internazionale.

La Request For Information (RFI) inviata ad ogni fornitore selezionato, dovrebbe vertere, ad esempio, sulle seguenti informazioni: profilo aziendale, assetto societario, quota di mercato, distribuzione e sedi operative sul territorio, locale, nazionale, internazionale. Oltre a ciò, molto importante è la disponibilità di sistemi di report on-line integrabili con i più diffusi ERP aziendali, la possibilità di avere contatto diretto con almeno tre riferimenti nominativi e l’assistenza telefonica continuativa, la disponibilità di modalità e sistemi elettronici per la fatturazione.

Sarà poi compito del Team di lavoro valutare le informazioni raccolte e decidere quali fornitori potranno far parte di una short list di fornitori.

imageStesura del documento di Request For Proposal (RFP)
Le modalità di stesura del documento di Request For Proposal (RFI) per la revisione della flotta variano a seconda delle tipologie, dimensioni e categorie merceologiche di appartenenza delle azienda. Qui di seguito, si fornisce a titolo di esempio un possibile indice con l’esplicitazione di sintesi dei suoi contenuti:

a) Dettagli e Riferimenti: indirizzo postale, email, telefono delle persone di contatto per domande tecniche (fleet manager) e domande commerciali (fleet buyer) e chiarimenti in genere.

b) Sintesi Esecutiva: breve profilo dell’Azienda ed i requisiti del prodotto o servizio richiesto.

c) Business Overview & Background: una breve descrizione del settore di mercato a cui si rivolge l’azienda e dei prodotti e servizi offerti.

d) Specifiche di Dettaglio: è una delle parti cruciali del documento di Request For Proposal (RFP), contiene infatti il dettaglio dei requisiti qualitativi che guideranno la decisione di selezione del fornitore. A esempio: la descrizione del servizio offerto, le garanzie sul prodotto e sulla qualità delle manutenzioni, i livelli di servizio, le modalità di gestione amministrativa, i tempi di consegna e di ripresa, i requisiti tecnici e commerciali, le funzionalità del sistema informatico, il rispetto dei requisiti hardware delle vetture…

e) Ipotesi e Vincoli: qualsiasi ipotesi e/o vincolo che i potenziali fornitori devono rispettare e quindi dei quali devono essere informati, devono essere elencati in questa sezione. Ad esempio: spese di messa su strada, spese di aggiornamento di componentistica elettronica (es. navigatore), spese accessorie per gestione multe …

f) Termini e Condizioni: tutti i termini e le condizioni del contratto devono essere elencati in ordine per il fornitore in modo che egli possa essere in grado di risponderne correttamente. Ad esempio (nel caso del noleggio a lungo termine): durata del contratto quadro e dei singoli contratti di noleggio, opzioni di rinnovo, di “early termination”, penali per mancato rispetto dei livelli di servizio, relazione con le case automobilistiche…

g) Criteri di Selezione: in questa parte si inserirà l’elenco dei criteri di selezione che si intendono utilizzare per assumere la decisione sul fornitore per la flotta.

L’ultima incombenza sarà poi quella di inviare la Request For Proposal (RFP) ai fornitori selezionati, assicurandosi in via preliminare che appropriate informazioni sia tecniche che commerciali, siano incluse nel documento per poter rispondere ad eventuali domande di chiarimento dei potenziali fornitori.

imageReporting e monitoraggio della gestione flotta
Uno dei punti qualificanti di una moderna gestione della flotta è senza dubbio il sistema di reportistica (innanzitutto delle percorrenze e dei consumi di carburante) in integrazione funzionale con l’elettronica di bordo del mezzo, con le black box e con i sistemi di localizzazione. Il sistema di reportistica è ancora più efficiente se poi consente di effettuare controlli incrociati con le fatture dei fornitori e se poi opera con un formato leggibile dall’Enterprise Resources Planning (ERP), il Sistema di gestione integrato aziendale, la gestione amministrativa interna dei pagamenti ne trae un grande giovamento.

Un sistema di reporting evoluto apporta infatti numerosi vantaggi in quanto consente maggiore efficienza nella:

• Gestione delle anagrafiche, dei contratti di noleggio, di proprietà ed in leasing delle auto, delle scadenze dei contratti, delle fuel card, delle assicurazioni, delle manutenzioni, revisioni, delle riparazioni con workflow approvativo, dei sinistri e delle multe, gestione prenotazione degli automezzi a disposizione in azienda, controllo del chilometraggio percorso e calcolo delle penali per i contratti di noleggio a lungo termine;

• Analisi di costi, scadenze, percorrenze, analisi dei costi per centro di costo, filiale o tipologia d’utilizzo degli automezzi aziendali, gestione del budget, elaborazione dei costi del parco auto con funzioni di previsione di spesa, importazione dati da sistemi esterni (ad esempio: file Telepass, Società Petrolifere…), possibilità di collegare più documenti ad ogni targa (foto, documenti scansionati), gestione multi aziendale, con profilazione dell’utente per azienda, filiale e funzione;

• Disponibilità di APP Mobile sviluppate per sistemi tipo i-PhoneAndroid/Window Mobile per comunicazioni dall’azienda verso il driver (scadenze) e dal driver verso l’azienda (chilometraggi del veicolo).

 

Valutazione delle proposte e negoziazione con i fornitori
La valutazione di una proposta per servizi molteplici, come quella inerente la flotta aziendale, è un’attività complessa e che richiede approfondimenti e contributi di tutti i componenti del Team di lavoro. Per tutti l’obiettivo deve essere quello di pervenire ad una decisione di selezione univoca e condivisa del/dei fornitori.

Prima che il team di selezione del fornitore inizi il suo processo di valutazione e selezione, tutte le proposte devono essere riviste per completezza e chiarezza. Eventuali omissioni ed ambiguità evidenti dovrebbero essere chiarite dal fornitore per assicurare la maggior efficienza del processo di valutazione e selezione. Su un foglio elettronico di calcolo possiamo elencare dettagliatamente tutti i requisiti e per ciascuno assegnare un “valore d’importanza” utilizzando ad esempio una scala da uno a dieci. Successivamente si potrà assegnare un “Performance Value” per ogni fornitore su ciascuno dei requisiti. Dopo aver spuntato un “valore d’importanza” per ogni requisito ed un “valore di performance” per ogni fornitore su ogni requisito, sarà possibile calcolare un punteggio totale della performance per ciascun fornitore.

La fase successiva prevede la negoziazione del contratto con il fornitore. Negoziare con successo un contratto significa che entrambe le parti ne derivano riscontri positivi e benefici, raggiungendo un accordo giusto ed equo. Un contratto che avvantaggia entrambe le parti fornirà quindi una solida base per costruire un rapporto duraturo tra azienda e fornitore. Negoziare un contratto di fornitura per la flotta, come ad esempio in contratto di noleggio a lungo termine potrebbe richiedere esperti in ambito finanziario e legale: non vi sentite a disagio per questo e non esitate a chiedere il necessario supporto.

Il contratto dovrà essere pertanto valutato dalle parti in ogni suo contenuto, in particolare negli aspetti concernenti:

• Requisiti essenziali, termini e condizioni

• Beni o servizi da fornire

• Condizioni economiche che devono essere chiaramente indicate (costo totale, piano di pagamento, condizioni di ricalcolo…)

• Data di efficacia, date di inizio/temine, date di rinnovo

• Identificazione dei rischi e delle potenziali passività

• Definizione delle ragionevoli aspettative per questo rapporto attuale e futuro

AAM def bassa ris.pdf - Adobe Acrobat ProIn ogni caso apprestandosi ad una negoziazione contrattuale è bene farsi una serie di domande indispensabili per avere una corretta strategia di negoziazione. Senza porsi limiti di tempo in quanto non si sarà in grado di negoziare in modo efficace tutte le aree del contratto in un solo incontro tra le parti. In qualsiasi tipologia di contratto è bene stabilire uno standard di misurazione delle performance che ci si aspetta dal fornitore, magari negoziando anche una penale giusta ed equa qualora non siano soddisfatte le performances contrattualizzate. Per esempio: rispetto data di consegna, tempi per la manutenzione… Inoltre, è bene farsi altre domande, come: cosa succede se incontrate delle spese impreviste? Chi sarà responsabile se ci sono violazioni di legge? Altri elementi che potrebbero essere piuttosto delicati nella trattativa e che potrebbero rappresentare un argomento da affrontare in modo piuttosto oculato sono: confidenzialità delle informazioni, patto di non concorrenza, risoluzione delle controversie, e cambiamenti dei requisiti. Ad esempio, se il fornitore ha la possibilità di essere a conoscenza di informazioni riservate, occorrerà inserire una clausola di riservatezza all’interno del contratto.

C’è poi la trattativa economica, come è bene comportarsi? Non importa quanto sia basso o alto il prezzo di apertura, chiedete sempre qualcosa in meno in termini di prezzo o qualcosa di più in termini di servizi. Se si chiude troppo in fretta alla prima offerta, il fornitore percepirà che c’è stato qualcosa di errato nella trattativa, mentre si desidera che il fornitore abbia la sensazione di aver negoziato bene.

Sintesi del processo: i cinque passaggi fondamentali
Il processo di selezione del fornitore per la flotta è fondamentale. Può diventare un compito confuso, complicato e svolto con troppa emotività, se non si sa fin dall’inizio come affrontarlo. Per scegliere il fornitore giusto è comunque bene attenersi a cinque semplici passaggi fondamentali:

a) Analizzare le esigenze aziendali: la parte più complessa del processo di selezione del fornitore è quella della corretta analisi delle proprie necessità aziendali. Qui abbiamo compreso come declinare la car policy in tipologie e quindi modelli di vettura – questo metodo tende far guadagnare il consenso tra tutti i soggetti interessati, prima di iniziare il processo di selezione del fornitore. In questa fase viene creato il team interno di lavoro.

b) Ricerca del Fornitore: la seconda fase del processo di selezione del fornitore consiste nell’effettuare una ricerca specifica e creare così una “short list” di potenziali candidati.

c) Stesura della Request For Proposal (RFP): la terza fase del processo di selezione del fornitore è quello della stesura del documento di Request For Proposal (RFP). Un RFP scritto correttamente è il fulcro del successo di tutto il processo di selezione del fornitore.

d) Valutazione delle proposta del fornitore e sua selezione: nel processo di selezione del fornitore, questo è il passaggio più importante. La mancanza di preparazione ed il non porre la dovuta attenzione ai dettagli può portare il team di lavoro a scegliere il fornitore sbagliato per l’azienda.

e) Strategie di negoziazione del contratto: è la fase finale del processo di selezione del fornitore. Una corretta strategia di negoziazione di successo implica che entrambe le parti, fornitore ed azienda, traggano vantaggio dal loro accordo.