La Provincia di Trento sceglie il noleggio a lungo termine

di Giorgio Costa

A ciascun dipendente che ne abbia necessità (e diritto) l’auto che serve al momento giusto. Facile a dirsi, un po’ meno a farsi, specie nelle pubbliche amministrazioni dove i vincoli di gestione sono maggiori rispetto a quel che accade nelle aziende private. Ma quando c’è la volontà, e si hanno idee chiare sulle strade da seguire, gli ostacoli si superano. E così si può passare da un parco auto in proprietà (con facile tendenza all’obsolescenza) ad una flotta interamente a noleggio con evidenti vantaggi sia di carattere economico che di sicurezza.

A questo proposito la Provincia Autonoma di Trento, attraverso il proprio specifico settore “Gestione Auto di Servizio”, la struttura “Servizio Sicurezza e Gestioni comuni” ha messo in pratica delle soluzioni volte a rendere più economica, trasparente e standardizzata la gestione degli automezzi di servizio. Uno dei punti cardine sui quali si fa perno è sicuramente la condivisione degli automezzi. Allo scopo, negli anni sono stati anche progettati ed implementati diversi applicativi software. L’ultimo dei quali, fra l’altro, viene messo a disposizione di tutte le amministrazioni pubbliche e non, con lo scopo di condividere una modalità gestionale di successo.

LA MOBILITÀ DEI 4.300 DIPENDENTI

Si è partiti da una situazione in cui i veicoli erano tutti di proprietà e tutti assegnati alle strutture e ai singoli uffici. Ma c’erano non pochi problemi perché i 4.300 dipendenti della Provincia Autonoma di Trento sono variamente dislocati sul territorio (assai disomogeneo quanto a necessità di trasporto e strade da affrontare) e parecchi veicoli oltre a presentare difficoltà (a partire dal cambio delle gomme e dalle assistenze meccaniche in generale) mostravano una percorrenza inferiore ai 10mila km all’anno. Da qui la prima svolta nel 2012. Tutti i veicoli con percorrenza inferiore ai 10mila km sono stati gestiti in car sharing. Ma è successo che il servizio ad hoc della Provincia ha dovuto affrontare il problema anche dal punto di vista amministrativo, perché si creava la necessità di dare “ordini” e organizzare la vita di altri settori. Così sono state messe nero su bianco le regole e un disciplinare e che doveva essere seguito da tutti i dipendenti.

IL CAR SHARING DEBUTTÒ NEL 2012

Acquisite le auto con meno di 10mila km, dal 2012 il servizio di car sharing provinciale è arrivato a gestire fino a 95 veicoli. Messi in car sharing, i veicoli hanno iniziato a percorrere in media 18mila km all’anno, triplicando così il numero dei chilometri precedentemente percorsi dai veicoli medesimi e questo a tutto vantaggio dell’efficientamento “aziendale”. Oltre a un migliore uso dei mezzi, gli uffici hanno registrato un drastico calo delle spese dovute al rimborso chilometrico frutto dell’ampio utilizzo delle auto personali per motivi di servizio; rimborsi che avevano toccato un massimo di 1,2 milioni e che, con l’avvento del car sharing, sono scesi a 460mila euro. Si tratta di un’evoluzione, quella del car sharing, che ha portato anche ad una costante flessione dell’acquisto di nuove auto al punto che dal 2012 è stato comprato un solo nuovo veicolo (elettrico) per effettuare il giro “posta” che comporta circa 90 km al giorno, una percorrenza ideale per questo tipo di alimentazione.

L’IMPATTO SUI RIMBORSI CHILOMETRICI

Avendo a disposizione molti mezzi è stato possibile ottimizzare le spese sui servizi, dai lavaggi fino al cambio gomme. Inoltre, è stato attivato, utilizzando il personale più interessato al comparto auto, un call center specifico per il car sharing. L’altra grande evoluzione è stata quella di procurarsi un software per le prenotazioni frutto di un lavoro esclusivamente interno agli uffici del servizio Sicurezza e Gestioni comuni “appoggiato” sul client di posta elettronica. Il passaggio dal “vecchio” Excel a questa modalità ha dato una svolta decisiva anche alla politica di scelta del veicolo che si è fatta sempre più aderente alle concrete esigenze del viaggio da percorrere, sia esso su strade di montagna o autostrade.

“Sicurezza, efficientamento, economicità e rispetto ambientale: sono questi i pilastri del servizio di car-sharing provinciale. Infatti, tutti i veicoli della flotta sono equipaggiati con i più aggiornati sistemi di sicurezza che, per i veicoli destinati anche ai lunghi trasferimenti, prevedono l’adaptive cruise control, oltre alla frenata di emergenza assistita; inoltre è sempre presente il pulsante di allarme e la black box finalizzata alla sicurezza del driver e degli eventuali passeggeri”, spiegano Claudio Nanfitò, dirigente del servizio Sicurezza e gestioni comuni della Provincia autonoma di Trento e Stefano Selem, coordinatore del settore Car sharing. Messa a punto questa fase, si è notato che moltissimi mezzi in proprietà erano in condizioni precarie. E la soluzione adottata è stata quella di andare oltre l’acquisto di nuovi mezzi pensando anche al noleggio. Così, sotto tutti i punti vista, è risultato vincente il noleggio a lungo termine (si veda articolo a fianco sulle peculiarità del bando di gara); il risultato è stato la vendita di 242 auto vecchie e il noleggio di 170 mezzi attraverso, appunto, un bando europeo da 5 milioni di euro.

LA GARA DEL 2017

La gara è stata vinta nel 2017 da Arval; si è puntato molto più sulla sicurezza e la dotazione qualitativa in genere che sul prezzo. Complessivamente, sono 40 i mezzi assegnati in car sharing mentre gli altri sono stati assegnati ai singoli servizi. Per questi 40 veicoli in car sharing è stata sviluppata un’applicazione via web per la prenotazione; dal 2017 sono state registrate circa 10.500 prenotazioni. Inoltre si è ragionato in termini di mini flotte anche per i singoli servizi che utilizzano il medesimo software per le prenotazioni. Un software che non solo “dice” quali sono le auto disponibili ma, una volta impostato il percorso da sviluppare, indica il mezzo più corretto per svolgere quel percorso.