La gestione tecnica delle auto aziendali

di Giovanni Tortorici

imageQuando si parla di gestione tecnica della flotta, a qualcuno può balenare l’immagine di un fleet manager con la chiave inglese. Nulla di più lontano dalla realtà, in quanto, concretamente, la figura del fleet manager più che a quella di un addetto a funzioni operative corrisponde sempre più a quella di un consulente interno all’azienda, in grado di apportare conoscenze, modelli di gestione e strategie di outsourcing in partnership con i propri fornitori di prodotti e servizi per la flotta.

La gestione tecnica della flotta comporta per il fleet manager il presidio di funzioni molto ampie, indispensabili per gestire aspetti operativi, organizzativi e tecnologici in armonia con aspetti amministrativi e fiscali spesso particolarmente complessi. Le competenze aziendali del fleet manager devono perciò spaziare dall’area degli acquisti a quelle del facility e commodity management, dall’area delle risorse umane fino all’area amministrazione e della finanza. Fondamentale per il fleet manager è, poi, interpretare le reali aspettative dell’azienda e soprattutto le risorse a disposizione, sia in termini umani (team), che in termini materiali (quantità e composizione dei veicoli). Identificate le necessità aziendali, il fleet manager deve operare sull’ottimizzazione dell’efficienza e della qualità dell’intero “sistema di gestione della flotta”.

Di che flotta sei?
La prima regola per il fleet manager è, come detto, quella di concentrarsi su quanto deve realmente gestire. La prima domanda da porsi, pertanto, riguarda la numerosità della propria flotta e la sua reale composizione. Un altro fattore da considerare è, poi, se la flotta è “solo” nazionale oppure internazionale. Nel caso di flotta internazionale, la prima cosa da fare è una valutazione, per capire la dimensione della flotta per singolo paese e le condizioni e le norme locali alle quali ci si deve riferire. Per ogni Paese nel quale è attiva la propria flotta è bene costituire un’organizzazione decentrata che riporti funzionalmente alla struttura di riferimento centrale.

L’efficienza dei mezzi
L’obiettivo per tutti i fleet manager è soprattutto quello di ottimizzare i costi della flotta. A tal fine è necessario che i mezzi siano in piena efficienza, ciò sia perché avere una flotta efficiente significa avere costi minori, ma anche perché gli utilizzatori che devono muoversi con le vetture possano sempre essere in grado di ottimizzare il loro tempo. Avere una flotta efficiente significa innanzitutto che i veicoli devono essere scelti con attenzione in funzione dell’uso che ne viene fatto. Nel caso di vetture, ad esempio, che percorrono molti chilometri, è fondamentale scegliere modelli che abbiano intervalli di manutenzione non inferiori ai 30.000 km, e comunque si deve tenere anche conto dei limiti temporali dell’utilizzo aziendale. Molti guidatori usano l’auto solo per spostamenti brevi e raggiungerebbero l’intervallo di sostituzione del mezzo solo dopo diversi anni. Una grande attenzione, ovviamente, deve essere riservata dal fleet manager alle nuove tecnologie motoristiche proposte dalle case automobilistiche con modelli in grado di contenere le emissioni ed i consumi di carburante. Ci sono poi aspetti solo apparentemente secondari da monitorare, ad esempio la manutenzione che non deve trascurare i pneumatici, il cui stato di efficienza, di corretta pressione e di consumo del battistrada devono periodicamente essere fatti controllare su tutte le vetture della flotta. Altro aspetto molto rilevante è quello delle riparazioni dei veicoli dopo gli incidenti, una questione che merita una valutazione molto precisa da parte dei fleet manager aziendali. In genere le vetture della flotta hanno l’assicurazione kasko, un particolare tipo di polizza con cui la compagnia assicuratrice si assume tutti i rischi derivanti dalla circolazione dell’auto su strada, indipendentemente dalla responsabilità del conducente. A differenza delle polizze RCA auto che coprono i danni causati a terzi, la polizza kasko copre i danni subiti dalla propria vettura.

L’ausilio dei sistemi informativi

Buona norma per i fleet manager è quella di avvalersi nella gestione della flotta di sistemi di Information Technology efficienti, in grado di elaborare report coerenti. Se il supporto di un sistema telematico è importante per il fleet manager, analogamente è fondamentale che il sistema consenta l’estensione dell’utilizzo anche ai drivers che devono necessariamente essere coinvolti ed incentivati al suo utilizzo costante. In base alla nostra esperienza è poi importante che il sistema abbia alcune caratteristiche chiave: il basso costo per il cliente, la gestibilità in autonomia, l’utilizzo di una lingua, di una unità di misura e di una valuta condivise ai fini della maggiore coerenza per reporting ed il confronto dei dati. Oltre a ciò è importante che il processo di convalida dei dati on-line sia integrato per impedire input manuali non consentiti, così come altrettanto fondamentale è anche la disponibilità di un “cruscotto di monitoraggio”, basato sui dati elaborati e sulla loro rapida visualizzazione, mediante semplici operazioni (l’ideale è un sistema “one-click”), nonché con la possibilità di download dei dati per eventuali rielaborazioni.

La fleet administration
L’ausilio dei sistemi di Information Technology all’attività del fleet manager è basilare. E’ bene quindi che l’azienda basi la propria attività di fleet administration su procedure automatizzate di gestione degli ordini delle auto aziendali. L’ordine generato per l’acquisizione della auto aziendali deve essere gestito dal dipartimento amministrazione/contabilità aziendale, al fine di poter confrontare fatture con ordini e dare approvazione al pagamento o richiesta di autorizzazione per eventuali differenze. E’ un compito che i responsabili dell’amministrazione aziendale devono necessariamente svolgere di concerto con il responsabile della flotta. Si tratta di un’attività che deve basarsi su un sistema di reporting amministrativo puntuale per fornire, se possibile, una visione operativa con cadenza mensile. Questo sistema di reporting è fondamentale nel caso di flotte distribuite su più paesi, perché consente di analizzare in forma sintetica mercati di cui non si ha una conoscenza diretta.

Seconda edizione del Corso universitario per Fleet Manager
Sono aperte fino al 10 aprile le iscrizioni alla seconda edizione del Corso di Formazione Permanente “Fleet Manager: sviluppo di capacità manageriali” realizzato dall’Università degli Studi di Bologna in collaborazione e con il supporto organizzativo di Fondazione Alma Mater, A.I.A.G.A. (Associazione Italiana Acquirenti e Gestori di Auto Aziendali) ed Econometrica, società editrice di Auto Aziendali Magazine.Il Corso per Fleet Manager è indirizzato a quanti già svolgono la professione di fleet manager ed hanno esigenze di aggiornamento, nonché a giovani laureati in discipline economiche che ambiscono a intraprendere tale carriera.

Il programma
Il Corso ha un costo per i partecipanti di 500 euro, inizierà il 10 maggio 2013 e prevede 20 ore di didattica distribuita nell’arco di un trimestre. Il corso si terrà a Bologna presso Villa Gandolfi Pallavicini, sede della Fondazione Alma Mater. Il programma del corso, partendo dalle tematiche gestionali di base della flotta di auto aziendali, ha l’obiettivo di affinare le conoscenze e le competenze del fleet manager, fornendo gli strumenti più idonei per una gestione efficiente e sostenibile della flotta, al passo con i tempi e con le sempre più complesse esigenze di mobilità dell’impresa. Nel corso delle lezioni saranno perciò affrontati temi quali la gestione fiscale e amministrativa dei parchi auto, i loro costi, l’acquisizione e la sostituzione degli autoveicoli, e molto altro ancora.

I fleet manager
In anni recenti, la figura del fleet manager ha iniziato a ricoprire, all’interno degli organigrammi di gran parte delle imprese italiane, un ruolo fondamentale che necessita di adeguata preparazione. Compito dei fleet manager è garantire l’efficienza e la produttività della attività legate alla gestione delle flotte di auto aziendali ed alla mobilità aziendale, riducendone i costi complessivi e assicurandone al contempo l’aderenza alle legislazioni vigenti.

Il bando
Per avere ulteriori informazioni è possibile anche consultare il bando integrale di iscrizione, disponibile alla pagina web dell’offerta formativa Unibo nella sezione “Allegati” in alto a destra. Per ulteriori informazioni possono contattare: Nadia Borelli (Segreteria Didattica Fondazione Alma Mater, Via Martelli 22-24, 40138 Bologna, Tel. 051 2091409 – Fax 051 2091356 – email: nadia.borelli2@unibo.it); A.I.A.G.A. ed Econometrica (Via Ugo Bassi 7, 40121 Bologna, Tel. 051/271710 – Fax 051/224807 – email: info@econometrica.it).

La partnership con i fornitori
Uno degli aspetti più delicati per la gestione della flotta riguarda, ovviamente, la valutazione delle scelte di outsourcing ed il monitoraggio dei fornitori. Un valido supporto nella selezione dei fornitori stessi e nella valutazione delle loro prestazioni è la definizione di KPI (Key Performance Indicator) e di SLA (Service Level Agreement), indicatori che consentono di avvalersi di un sistema di misurazione e di controllo condiviso tra cliente e fornitore. Questo approccio, ovviamente, si basa sulla reale partnership tra cliente e fornitore, secondo modalità di condivisione delle informazioni sui livelli di servizio ed altri aspetti tecnici, gestionali e organizzativi della prestazione resa. Tra gli indicatori di Key Performance, ad esempio, si possono segnalare il Fleet TCO/km, vale a dire il Total Cost of Ownership per km percorso dalla flotta, o il Fleet TCO/vehicle (il TCO per ciascun veicolo). Importante è anche il Fleet staff cost/asset, il costo dello staff per la gestione della flotta, così come indicatori che riguardano i consumi della flotta, come consumo medio (l/100km) ed emissioni di CO2 (gr/km); tutto questo alla luce dell’indicatore più importante per il monitoraggio dei costi: lo Spend vs Budget, cioè la differenza tra quanto speso realmente per la flotta e quanto previsto dal budget iniziale. Parimenti, nel caso del Service Level Agreement, è importante condividere, tra azienda e fornitore-partner per la flotta, gli indicatori di riferimento ed i relativi metodi di calcolo, il sistema di produzione della reportistica degli indicatori, i relativi valori soglia ed il sistema di monitoraggio degli indicatori rilevati, così come l’eventuale rinegoziazione periodica dei valori soglia. Particolare importanza assumono, poi, i cosiddetti “SLA prestazionali”, come, ad esempio, la disponibilità del servizio ed i tempi di risposta.

Altri compiti del fornitore fleet
Società di noleggio a lungo termine, di leasing e di fleet management hanno in particolare uno specifico compito di consulenza nei confronti delle aziende clienti in tema di “market analisys” del settore delle auto aziendali. Il fornitore-partner ha certamente esperienza consolidata nella gestione di flotte ed è pertanto in grado di mettere a disposizione del fleet manager aziendale la sua esperienza ed un vasto assortimento di informazioni utili per la gestione efficiente della flotta. Un’altra area di consulenza fondamentale nella partnership con il fornitore deve poi riguardare la gestione operativa delle auto aziendali, in quanto i servizi operativi per la flotta devono essere sviluppati per coprire l’intero ciclo di vita di un veicolo, dall’ordine fino alla restituzione del mezzo alla scadenza del contratto.

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