Il nuovo Procurement degli acquisti indiretti

di Ermanno Molinari

L’ottimizzazione dei processi di approvvigionamento indiretto costituisce un fattore di efficienza e, nei casi più virtuosi, un elemento di creazione di valore, in conseguenza dell’avvento delle tecnologie digitali.

L’approvvigionamento aziendale (Procurement/Purchasing Management) è di norma suddiviso in due macroaree: quella della spesa diretta, cioè l’acquisizione di beni o servizi che l’azienda utilizza per creare i propri prodotti finali e quella della spesa indiretta, vale a dire i beni e servizi che si riferiscono al funzionamento generale delle attività dell’impresa.

In particolare l’ottimizzazione dei processi di approvvigionamento indiretto è diventata cruciale nella gestione della maggior parte delle imprese, costituendo un fattore di efficienza e, nei casi più virtuosi, un elemento di creazione di valore. Ciò è la diretta conseguenza dell’avvento delle tecnologie digitali e dell’introduzione di best practices che con l’utilizzo aziendale di piattaforme di spesa intelligente, hanno posto le basi per un nuovo approccio nei processi di indirect procurement.

CONDIVIDERE LE INFORMAZIONI IN TEMPO REALE

Le piattaforme digitali di Procurement, infatti, consentono di integrare dati e funzioni di analisi, classificando e categorizzando le voci di spesa, fornendo informazioni dettagliate e riconoscendo le sinergie tra le diverse categorie. Ciò si traduce poi in specifici report che permettono ai responsabili aziendali del procurement di selezionare e valutare i fornitori in modo efficiente. Ci sono poi altre opportunità di rilievo per l’impiego aziendale. Una piattaforma digitale basata su cloud consente di norma a tutti i reparti funzionali di condividere le informazioni in tempo reale, così come una “torre di controllo digitale” appositamente predisposta è in grado di monitorare e verificare l’impatto di ogni singola operazione.

L’innovazione nel processo è davvero notevole. Con questo nuovo approccio, infatti, le aziende possono ora disporre di analisi avanzate e potenziate con strumenti di definizione degli obiettivi in grado di identificare opportunità di risparmio sui costi e di ottimizzazione dei processi. Questa nuova visione richiede che all’interno del team di procurement aziendale si consolidino opportune competenze digitali ed analitiche. In ogni caso, i risultati di questo cambio di passo sono evidenti: la spesa per prodotti e servizi può essere ridotta considerevolmente, così come l’impegno materiale per la gestione dei fornitori può diminuire in modo consistente.

SAVING E RIDUZIONE DELL’IMPATTO AMBIENTALE

La gestione dell’energia, delle strutture, degli impianti, dei servizi tecnologici, della logistica, della manutenzione – per citare alcune delle principali categorie di spesa indiretta – ha assunto un peso sempre maggiore per il procurement aziendale. La sola gestione di queste categorie, infatti, comporta una serie di modalità, valutazioni economiche, gestionali, tecniche e procedurali che devono essere necessariamente espletate.

Da un lato i fattori energetici e gli investimenti tecnologici hanno incidenze sempre maggiori nei costi delle aziende, dall’altro lato le normative in materia di tutela ambientale impongono drastiche riduzioni delle emissioni inquinanti e degli impianti ambientali. In questo contesto le aziende devono essere in grado di coniugare l’esigenza di abbattimento dei costi energetici ed il rispetto degli adempimenti normativi ambientali. Un obiettivo di responsabilità sociale ed una sfida molto impegnativa per tutto il management aziendale.

I Chief Procurement Officer sono chiamati a scegliere la miglior fonte di approvvigionamento non più unicamente in base al costo d’acquisto, ma in conseguenza ad un processo articolato e strutturato di decisioni che ripercorre tutta la catena di creazione del valore che richiede un insieme di competenze altamente specialistiche. In questo senso il team degli acquisti collabora strettamente con i Facility Manager, i Responsabili della Manutenzione, i Direttori Energia, i Responsabili Sostenibilità, i Direttori Operations, i Responsabili Salute e Sicurezza, i Direttori Impianti, i Direttori di Stabilimento, i Direttori di Produzione, i Direttori della Logistica, i Direttori Tecnici, gli ICT Manager e i Responsabili della Security. Queste dinamiche e questo percorso evolutivo riguardano anche la gestione della mobilità aziendale (fleet, travel e mobility) che è a tutti gli effetti una componente importante dell’indirect procurement d’impresa.

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GLI AMBITI AZIENDALI COINVOLTI

Nelle aziende più evolute, per il procurement della mobilità aziendale i category manager operano all’interno di un gruppo di lavoro multidisciplinare costituito da professionisti di diversi ambiti aziendali. Le complessità nella gestione della mobilità aziendale sono tante. Innanzitutto si tratta di coniugare e di far dialogare la componente “acquisti” e la componente di gestione operativa della flotta, dei viaggi aziendali e degli altri servizi di mobilità.

L’obiettivo è proprio fare in modo che le diverse componenti del gruppo di lavoro comprendano le rispettive metriche e standard, con lo scopo comune del raggiungimento dell’obiettivo a lungo termine dell’azienda. Ciò innanzitutto tenendo in debito conto le esigenze e gli obiettivi anche di altri ambiti aziendali che devono essere coinvolti: i vertici aziendali, i driver, i responsabili delle risorse umane, i responsabili della salute e della sicurezza sul lavoro, ecc.

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