Fringe benefit e rimborsi chilometrici

di Giovanni Tortorici

imageLa non facile congiuntura economica spinge le aziende ad adottare car policy maggiormente incentrate sul rigore e sulla sobrietà. In questo caso anche il riaddebito del costo del carburante ai driver per i km eccedenti rispetto a quelli contrattualmente definiti all’interno del contratto di noleggio a lungo termine, è un argomento importante nelle politiche aziendali per la gestione efficiente delle flotte.

Per affrontare compiutamente il tema è bene partire dalla definizione di fringe benefit e delle norme che attualmente lo regolano, estendendo poi l’approfondimento al tema dei rimborsi dei km extracontrattuali (cioè eccedenti o minori di quelli stabiliti e che quindi concorrono a determinare il canone contrattuale) nell’applicazione del noleggio a lungo termine anche attraverso un sondaggio condotto presso alcune aziende operanti sul territorio nazionale, in modo da verificare regole e comportamenti praticati in ordine a questo delicato tema di gestione della flotta aziendale.

Il fringe benefit
Con il termine “fringe benefits” (benefici marginali), si intendono forme di remunerazione complementari alla retribuzione principale, riconosciute dall’azienda al dipendente o all’amministratore allo scopo di integrarne la normale retribuzione.

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Le categorie principali di fringe benefit in busta paga, di norma, sono: l’auto aziendale, il telefono cellulare, i buoni mensa, l’alloggio e le polizze assicurative vita.

La determinazione dell’ammontare di questi compensi (in base al cosiddetto “valore normale”) è fondamentale in quanto concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente e quindi rientrano nell’imponibile fiscale. L’indicazione del valore dei fringe benefit in busta paga consente così l’applicazione delle imposte dovute come reddito di lavoro dipendente, su tutti l’Irpef, nonché la determinazione dei contributi previdenziali dovuti. In particolare, per la determinazione del valore dei beni e servizi assegnati o offerti ai dipendenti si applicano le disposizioni relative al criterio generale del valore normale dell’art. 9 del TUIR.

Fringe benefit e auto aziendali
Alcuni benefit sono però tassati in maniera diversa rispetto al sistema del valore normale. Il comma 5 dell’art. 41 del TUIR introduce un criterio forfettario o convenzionale per la determinazione del valore di alcuni fringe benefit. Il legislatore ha infatti così inteso semplificare il conteggio di alcuni compensi in natura consentendo al datore di lavoro un determinazione del reddito del dipendente più semplice. Tra questi rientrano gli “autoveicoli assegnati dal datore di lavoro ad un proprio dipendente per lo svolgimento dell’attività di lavoro e poi concessi anche per uso personale (si tratta dell’uso promiscuo)”.

Per queste tipologie di fringe benefit non si determina cioè il “valore normale” da sottoporre a tassazione in busta paga, ma si determina un valore di tipo convenzionale. Per gli autoveicoli, (i motocicli ed i ciclomotori) concessi in uso promiscuo ai dipendenti (cioè per un uso sia aziendale che personale del lavoratore), si assume come valore convenzionale il 30% dell’importo corrispondente ad una percorrenza annuale convenzionale di 15.000 km, calcolato sulla base del costo chilometrico di esercizio desumibile dalle tabelle nazionali dell’Aci, al netto delle somme eventualmente trattenute al dipendente. Lo stabilisce l’art. 51 comma 4, lettera a) del TUIR.

Le tabelle Aci
Le tabelle Aci sulla base delle quali si calcola il valore convenzionale sono elaborate anno per anno entro in 30 novembre e sono pubblicate dal Ministero delle Finanze entro il 31 dicembre di ogni anno ed hanno effetto per l’anno successivo. L’importo così determinato in misura convenzionale viene poi indicato in busta paga e forma l’imponibile fiscale sul quale si calcola l’Irpef, le addizionali regionali e comunali dovute dal dipendente. Trattandosi di determinazione annuale del valore convenzionale del veicolo (o motociclo o ciclomotore) concesso al dipendente come fringe benefit, l’importo andrà ripartito per tutte le mensilità in cui viene concesso al dipendente. Quindi se l’auto aziendale è stata concessa al dipendente per tutti e 12 i mesi, il valore convenzionale annuale, calcolato su una percorrenza di 15.000 km e secondo tabella ACI, andrà ripartito (e suddiviso) per i 12 mesi d’uso, conteggiando il numero dei giorni per i quali il veicolo è stato assegnato, indipendentemente dal numero dei giorni in cui è stato effettivamente utilizzato dal dipendente.

Un’applicazione concreta
Per fare un esempio concreto, la valorizzazione del fringe benefit per una vettura Audi A4 2.0 berlina da 170cv (secondo tabelle ACI del 2012 http://www.aci.it/servizi-online—app-aci/fringe-benefit.html, gli importi relativi ai fringe benefit 2012 sono stati pubblicati nella Gazzetta Ufficiale del 9/1/2012 supp. ord. n.10) con costo chilometrico (a 15.000 km) di € 0,5991 e fringe benefit annuale di € 2.695,85 (valore tabellare ottenuto come il 30% di 0,5991 x 15.000). Il compenso in natura, così calcolato, deve essere rapportato al periodo dell’anno (in trecentosessantaciquesimi) durante il quale al dipendente (o collaboratore) viene concesso l’uso promiscuo del veicolo. Se il valore complessivo dei fringe benefit (compreso quindi l’uso promiscuo dell’auto) riconosciuto al dipendente e/o al collaboratore (anche da parte di altri datori di lavoro), nel corso del periodo d’imposta interessato, non eccede € 258,23, questo è escluso (art. 51, comma 3, DPR 917/86) dalla base imponibile (quindi risulterà esente sia da imposte, per il dipendente, sia da contributi per il dipendente e l’azienda). Nel caso, appunto, di Audi A4 2.0 berlina da 170cv utilizzata per 365 giorni all’anno senza alcuna trattenuta da parte dell’azienda, il reddito imponibile convenzionale sarà € 224,58, valore inferiore al limite di esenzione previsto dall’art. 51, c. 3, DPR 917/86 fissato in € 258,23, sempre che al dipendente non vengano corrisposti altri fringe benefit i cui valori facciano superare detto limite, in tale ipotesi nel reddito imponibile entrerà anche il valore convenzionale dell’auto (€ 224,58). Il datore di lavoro può comunque effettuare una trattenuta mensile ad dipendente (IVA compresa) e nel computo del valore in busta paga possono anche essere conteggiati i giorni d’uso della vettura, secondo la formula completa: [(15.000 x costo km ACI x 30%)/365] x giorni di utilizzo auto – trattenute aziendali.

Noleggio a LT e rimborsi chilometrici
Le vetture in noleggio a lungo termine, nel singolo contratto di locazione recano la valorizzazione del cosiddetto “km eccedente” nonché del “km in difetto” (di norma vale circa la metà) rispetto a quanto fissato dal contratto. Spesso le aziende, al fine di ridurre il costo dei km eccedenti o in difetto, chiedono alla società di noleggio dopo un periodo di monitoraggio di solito non inferiore all’anno, una rivalutazione del canone in funzione di percorrenze diverse da quelle contrattualizzate. Di norma, la scelta delle aziende è di solito quella di trattenere ai driver aziendali una quota mensile oltre al fringe benefit, se si superano alcune soglie chilometriche.

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I case history di 10 aziende
Il tema dei rimborsi chilometrici, ancorchè molto delicato, è in ogni caso molto interessante. Per approfondirlo, come detto, abbiamo realizzato a questo riguardo un piccolo sondaggio per verificare i concreti comportamenti di dieci grandi aziende appartenenti a settori merceologici diversificati ed operanti sul territorio nazionale.

Come si evince dalla tabella riepilogativa (in basso a sinistra) sono pochi i casi in cui le aziende riattribuiscono ai driver i costi dei i km extracontrattuali. La maggior parte delle aziende contattate non utiliza questa pratica o comunque asserisce che prenderà in considerazione questa ipotesi solo in futuro.Particolarmente interessante è a questo riguardo approfondire i comportamenti significativi di alcune aziende intervistate.

Azienda 2
Nel caso dell’Azienda 2, il limite adottato è di 30.000 km annui (indipendentemente dall’utilizzo per lavoro o per uso privato dell’autovettura); ogni anno a partire dalla data di inizio del contratto di noleggio a lungo termine della vettura e fino ad un anno esatto dopo, si “azzera il contatore” e si ricomincia il conteggio dei 30.000 km. Esiste un’ eccezione che riguarda alcuni top managers per i quali il limite arriva a 40.000/45.000 km/anno. In tutti gli altri casi, i rimborsi per le eccedenze ai 30.000 km per anno, sono ammessi solo per le percorrenze effettuate per ragioni di servizio.

Azienda 3
Attualmente l’Azienda 3 non adottata alcun sistema di riaddebito dei km extracontrattuali e pertanto a parte il fringe benefit gli assegnatari delle auto aziendali non pagano null’altro. Negli scorsi mesi, per sensibilizzare ad un uso più responsabile dell’auto è stata introdotta la regola che i rifornimenti effettuati durante il weekend sono ad esclusivo appannaggio del driver, così come anche quelli effettuati durante le giornate di ferie e di assenza dal lavoro per motivi personali.

Azienda 6
L’Azienda 6 adotta una procedura di rimborso chilometrico differenziata a favore rispettivamente di funzionari commerciali e di top managers (36 mesi/105.000 km per i funzionari commerciali e 48 mesi/120.000 Km per i top managers). Nel rispetto del 30% dei 15.000 km annui ad uso privato, viene applicata una franchigia che permette al massimo 8.000 km/anno ad uso privato.
Superato il limite si applica il seguente schema:

Azienda 8
L’Azienda 8 adotta una soluzione a “fasce” , che prevede in particolare:
• Fino a 30.000 km/anno, senza costi a carico del manager,
• Fino a 40.000 km/anno, aumento della contribuzione di 100 euro al mese,
• Oltre i 40.000 km, eccedenza chilometrica a totale carico del manager.
Prossimamente saranno proposte alcune modifiche sul fronte carburante, modulando i rimborsi non più sui km percorsi, ma sui litri di carburante consumato. Ciò favorirà pertanto l’inserimento nella car list di modelli con consumi medi più contenuti. con Total Cost of Ownership più vantaggioso, concedendo più libertà di scelta dei modelli ai beneficiari delle auto aziendali che fanno alte percorrenze non per motivi di servizio, ma per morivi personali, che così potranno risparmiare sui costi a proprio carico.

Azienda 9
Non esiste un rimborso chilometrico, in quanto tutto il carburante utilizzato non a fini lavorativi è a carico del dipendente. L’Azienda 9 non usa carte carburanti dunque la gestione è molto semplice: i km percorsi per lavoro si segnano e sono rimborsati a tariffe Aci; per i dirigenti viene scorporato l’ammortamento dell’ auto e si rimborsa il mero costo carburante.

La maggioranza delle aziende intervistate, nel caso del noleggio a lungo termine non ha disposizioni particolari per la gestione dei km extracontrattuali, e quelle che lo fanno, con rare eccezioni separano alla radice i km aziendali dai km personali. In taluni casi, il rimborso è solo sui litri di carburante, superato il quale si decide se attribuirne il costo o meno, ma non considera il km extra come incidenza anche sul canone di noleggio. In questa soluzione, l’adozione di politiche di attribuzione dei costi, innovative, magari rivolte a generare diminuzioni del Total Cost of Ownership con le positive conseguenze che questo approccio genera, potrebbe essere la risposta giusta. E’ questo, ad esempio, il motivo per il quale è molto diffusa a livello internazionale la pratica delle aziende di “bloccare” l’utilizzo delle fuel card dei driver durante i week end, le vacanze ed i giorni festivi.

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