Fleet e travel manager sempre più da integrare

di Robert Satiri

L’interazione costante e proficua tra le due funzioni può portare a risparmi sensibili sui costi della mobilità. L’obiettivo è realizzare anche una sorta di BlaBlaCar aziendale e una piattaforma aziendale unica per la gestione integrata delle varie voci della trasferta.

 

L’auto per la trasferta aziendale oggi è considerata come uno degli strumenti a disposizione, in determinati contesti geografici osteggiata a causa della viabilità congestionata, con costi crescenti e con difficoltà ed onerosità di accesso nei centri urbani di gran parte delle città. Ecco allora che le soluzioni alternative e combinate tra aereo, treno, mezzi pubblici e car sharing prendono piede nelle considerazioni delle travel policy più avvedute; queste si pongono l’obiettivo di estrapolare e coniugare il meglio delle possibilità offerte. 

IL MIX DEI MEZZI

Nelle realtà produttive delle piccole e medie imprese italiane le due figure di fleet e travel manager indicate e i rispettivi ruoli si fondono spesso nella stessa persona; laddove questo non accada si devono comunque prefigurare sistemi organizzativi aziendali che grazie anche a software combinati ad app dedicate, possano coniugare le due esperienze ed offrire soluzioni di mobilità molteplici, a costi ridotti, efficaci e confortevoli per i colleghi che sono sovente in trasferta.

I DATI NECESSARI PER DECIDERE

A titolo esemplificativo voglio raccontare la mia esperienza in materia. Nell’azienda nella quale lavoro – Colacem Spa, un player globale nella produzione di cemento, leganti idraulici e conglomerati cementizi – da tempo ci siamo posti l’obiettivo di dare una risposta globale alle esigenze di mobilità dei dipendenti, affrontando la questione a tutto tondo, in ottica razionale nel reperimento dei dati, efficiente per ottenere risultati rapidi e sicuri, multifunzionale per condividere gli output tra una pluralità di funzioni aziendali. I presupposti sui quali abbiamo fondato le nostre scelte organizzative e gestionali sono stati sostanzialmente quattro:

  • mobilità da gestire nella logica peer to peer;
  • trasferte “processate” in ogni fase;
  • piattaforma digitale unica;
  • gestori dei processi (fleet e travel manager) fisicamente vicini tra loro.

La gestione integrale della trasferta nella logica peer to peer comporta l’analisi di tutti gli aspetti del viaggio. Favorisce la scelta delle soluzioni migliori (quelle più appropriate, non necessariamente o non esclusivamente le più economiche); consente di predeterminare le esigenze e di sfruttare in anticipo le possibilità di prenotare prestazioni e servizi a tariffe migliori. Nel caso, poi, di multinazionali, con personale dislocato in scenari geopolitici complessi, c’è l’esigenza oggettiva di conoscere in ogni momento la posizione del proprio collaboratore e di poter intervenire in caso di eventi improvvisi.

 

IL MIGLIOR UTILIZZO DELLE RISORSE INTERNE

Nel nostro caso abbiamo “messo insieme” gli utenti con i rispettivi profili di spesa e trasferta, le risorse disponibili interne (in termini di auto assegnate o in pool), quelle esterne (in termini di accordi e convenzioni di viaggio e soggiorno), e i processi di rendicontazione e autorizzazione al rimborso delle spese di viaggio e trasferta. Una logica “relazionale” consente ad ognuno di apportare la propria conoscenza e di condividere quella degli altri; unico programma con utilità poliedriche per utenti, fleet e travel manager, amministrazione e controllo, direzione del personale. Chiaramente ormai non si può prescindere da una piattaforma digitale unica, che deve essere concepita e vissuta come uno strumento che consente ad ogni attore di apportare la propria professionalità e condividere le varie fasi di gestione della mobilità. 

UNA PIATTAFORMA CONDIVISA

La piattaforma condivisa invece costituisce un data warehouse indispensabile ai fini contabili, statistici, di programmazione e gestione. Nei contesti sopra descritti i fleet e i travel manager, qualora non siano la stessa persona, devono comunque condividere uno spazio fisico contiguo. Questa è la soluzione che come azienda abbiamo adottato e che ci consente quotidianamente di ottimizzare le risorse e razionalizzare le spese e i processi. Basta pensare al flusso delle operazioni per capire tale necessità. Inoltre su molti temi le esperienze e le esigenze sono collimanti e l’interscambio continuo favorisce soluzioni efficaci, efficienti, economiche e soddisfacenti per gli utenti. Nel nostro specifico aziendale questi accorgimenti hanno permesso: la standardizzazione delle operazioni, risparmiando tempi e costi; la creazione e l’utilizzo di Kpi per la gestione di flotte e facilities; la riduzione dei costi medi di gestione delle pratiche, delle flotte e delle trasferte; feed back immediati per amministrazione del personale e controllo di gestione.

ESTERNALIZZARE SOLO QUANDO C’È RISPARMIO

Ci siamo così permessi di mantenere in house delle funzioni a volte considerate ancillari ma che, se analizzate attentamente, in molte realtà rappresentano una delle maggiori voci delle spese no core. Ed esternalizzare i servizi spesso significa perdere la memoria delle proprie potenzialità e “Una volta perduta la memoria, l’organizzazione non ha più modo di sapere di aver perduto capacità, è come un cieco che non sa cosa non vede finché non inciampa nell’ostacolo” (Massimo Paoli, Management della complessità, complessità del management. L’innovazione nei sistemi multitecnologici, Franco Angeli, Milano, 2006, p. 213).