Fleet e mobility manager alleati per gestire i viaggi

di Stefano Bendandi

Fleet, travel, mobility manager: tanti ruoli, tante responsabilità, molto spesso concentrate in un’unica persona. L’inserimento di queste figure all’interno degli organigrammi societari con un orientamento alla ottimizzazione dei costi e con attenzione alla mobilità sostenibile cresce sensibilmente di anno in anno. Il ruolo del fleet manager è abbastanza conosciuto e definito, anche se il progresso e la tecnologia in questi anni ne hanno modificato e raffinato l’operatività giornaliera, mentre i nuovi ruoli di travel e mobiliy manager sono ancora in fase di implementazione. 

 

 

Il “nuovo” fleet manager

L’obiettivo sarebbe quello di farli confluire in un’unica gestione per ottenere un effetto sinergico finalizzato ad una integrazione organizzativa e funzionale. Tutto questo è possibile? La risposta è sì, ma il grado di integrazione che si può raggiungere dipende dalle dimensioni dell’azienda, dalla necessità di gestire viaggi e spostamenti e dall’approccio al welfare. Parlare di welfare significa parlare di benessere. In questo caso specifico, limitatamente all’ambito degli spostamenti casa-lavoro, il manager deve cercare soluzioni capaci di soddisfare la maggior parte dei dipendenti, con la consapevolezza che probabilmente non tutti ne potranno usufruire, e al contempo mantenere il tutto in un range di spesa accettabile e sostenibile per l’azienda. Il fine del suo operato è anche alleggerire lo stress da trasferimento affinché la giornata parta positivamente e si senta l’azienda come parte attiva e sensibile alle proprie necessità. 

 

Gli spostamenti casa-lavoro

L’azienda in cui opero (Aboca, leader nel settore dei prodotti a base di erbe medicinali per la salute ed il benessere, con sedi in Toscana e in Umbria) è caratterizzata da un’ubicazione non propriamente agevole per disponibilità dei servizi e da una viabilità problematica in periodo invernale. Per questi motivi è stato implementato l’utilizzo di un bus navetta per coprire una parte importante del percorso casa-lavoro. Altri progetti comunque sono allo studio per rendere più semplici gli spostamenti casa-lavoro, esempio utilizzando il car pooling. In questo caso lo studio di fattibilità passa attraverso molteplici elementi che sono raggruppati per categorie omogenee, come tipi di attività e di conseguenza orari, luoghi di residenza e affinità personali (perché comunque un viaggio, anche se per lavoro, è sempre un momento di aggregazione). Il car pooling è previsto in una delle due modalità conosciute, cioè con l’utilizzo di una vettura aziendale con la formula “free of charge”; ancora da perfezionare, ma non del tutto assente, la soluzione con auto di proprietà e condivisione dei costi

 

 

Il ruolo del travel manager

La funzione del travel manager è una funzione di servizio e di operatività immediata. L’obiettivo è quello di riuscire a coordinare gli spostamenti di dipendenti ed ospiti utilizzando al meglio le soluzioni disponibili, fornendo un servizio affinché il dipendente non disperda energie e tempo ma soprattutto ottimizzando tariffe e metodologie di trasferimento alla migliore condizione economica e garantendo quindi efficienza ed efficacia. Nella nostra azienda è un lavoro di concerto tra fleet manager, servizi generali e ufficio controllo note spese, con una persona dedicata che si interfaccia con le altre funzioni ed in collaborazione con una agenzia esterna per le prenotazioni più complesse e quattro autisti per gli spostamenti. Essendo di nuova istituzione siamo ancora in una fase di sviluppo.