Con computer, smartphone e app i pagamenti elettronici sono realtà

di Robert Satiri

Nel corso degli anni, e con un’accelerazione improvvisa nell’ultimo periodo, sono venuti affermandosi innumerevoli sistemi di pagamento che puntano alla smaterializzazione sia del contante che degli strumenti di rendicontazione della spesa. Gestire il contante ha un costo occulto difficilmente percepibile, fatto di oneri di produzione, trasporto e detenzione delle banconote, oneri assicurativi e rischi di contraffazione. Tutto questo rappresenta un terreno ideale per nascondere la tracciabilità di operazioni e provenienze. 

 

 

La gestione di anticipi e rimborsi

Chiaramente alle aziende interessa la parte legata alla gestione dell’anticipo, del pagamento e del rimborso al collaboratore. È sempre stata presente quindi l’esigenza di trovare uno strumento di pagamento riconosciuto ed accettato con il quale gestire il complesso ambito delle spese di trasferta e in genere di mobilità (che, giova ricordarlo, dipende dalla natura industriale, commerciale o di servizi della ditta e ha un’incidenza che la pone tra la quarta e settima posizione come voce di spesa del bilancio). La carta di credito classica e revolving ha rappresentato anche in ambito business, da oltre sessant’anni, la soluzione pratica al problema, concedendo anche una dilazione temporale di pagamento utile a riunire l’insieme dei documenti contabili, ricevute e giustificativi di pagamento, elaborare i rendiconti di spesa e procedere alle registrazioni di contabilità. 

 

I contratti di netting

Dalla seconda metà degli anni ‘90 le compagnie petrolifere hanno per certi versi affrontato in maniera autonoma con i contratti di netting la questione per i rifornimenti di carburante e per altri servizi collegati al trasporto (come pedaggi e lubrificanti), coniugando il triplice obiettivo di evitare l’anticipo di contante, fornire una dilazione di pagamento, fidelizzare l’utilizzatore alla propria rete distributiva. Temporalmente coeva è la soluzione del Telepass per i pedaggi autostradali che ormai si è ampliata ai parcheggi, strisce blu – e, notizia di questi giorni, con una valenza europea – per quei Paesi dove ancora vige il pagamento delle autostrade (esistono dei paesi dove le autostrade sono gratuite o pagabili con un forfait annuale del valore inferiore ad una sola tratta Roma – Milano e con oneri a carico degli automobilisti che sono, nel complesso, meno della metà di quelli italiani). 

 

 

La nuova frontiera degli esborsi 

Nel terzo millennio siamo entrati in una nuova fase, quella della “virtualità”: la smaterializzazione dei sistemi di pagamento e dei giustificativi delle spese della mobilità aziendale è ormai un mantra al quale tutti dobbiamo rifarci. Quindi largo alla tecnologia, agli smartphone, alle app e a tutto quanto riesce a renderci la vita più agevole e a portata di click. La nuova frontiera è proprio questa. Anche nella mobilità aziendale sempre più spesso assistiamo a soluzioni di pagamento e rendicontazione collegate a soluzioni informatiche complesse e in grado di gestire con un flusso di dati la parte finanziaria e contabile e con foto o scansioni la “fisicità” dei documenti. Il tutto in relativa sicurezza, grazie alla generazione continua di virtual code che da un lato assolvono dalla necessità della carta di credito fisica con l’eliminazione dei rischi di clonazione, dall’altro consentono di operare senza strumenti tipo Pos o lettori in genere per “accettare” le operazioni. Impliciti i benefici di controllo dei costi e gestione di alert e limiti che queste soluzioni portano con sé, risolvendo a fleet e travel manager – e a tutti gli operatori di contabilità – gran parte delle preoccupazioni delle loro attività. 

 

I rischi delle transazioni virtuali 

I benefici dei pagamenti virtuali sono tanti ma va da sé che esistono anche dei pericoli: anzitutto permane quello delle frodi. Al di là del mezzo utilizzato per pagare, le “menti migliori” sono sempre al lavoro per trovare soluzioni di raggiro sempre più raffinate e il vantaggio competitivo maturato nella security di settore potrebbe essere solo temporaneo. Non si deve poi perdere di vista la complessità dei costi considerati sia nella loro globalità come voce di spesa che analiticamente come servizio. Chi appartiene alla categoria dei “nativi analogici” considera sempre l’abbandono della circolazione fisica della moneta a favore di quella virtuale come una potenziale causa di perdita di contatto con la realtà: cioè un momento da gestire con attenzione e circospezione per non ritrovarsi improvvisamente con costi lievitati; piccoli accorgimenti tecnici come limiti di spesa, controllo con il benchmark interno e di settore, autorizzazioni preventive, possono aiutare le aziende a percorrere prassi corrette ed economiche.