Come calcolare il reale costo della mobilità aziendale

di Giovanni Tortorici

È importante sapere quanto costa una vettura utilizzando il Tco, e cioè il costo totale del possesso del veicolo senza limitarsi a canone di noleggio più carburante. E questo perché il Tco è lo strumento ideale per aiutare il cliente del noleggio a valutare correttamente tutti i costi connessi al possesso di un bene. Il calcolo del Tco, però, non è così semplice. Un recente studio di Ernst &Young ha posto l’accento sul fatto che ogni singola voce del costo di possesso è influenzata dalle altre e come la relazione stessa dipenda dalle caratteristiche del mezzo (tipologia, età, classe), dal relativo uso (tipo di trasporto, chilometraggio percorso) e dalle caratteristiche dell’azienda stessa, che può essere dedita ad attività di business differenti, gestire flotte di dimensioni diverse o avere una diversa esposizione finanziaria. 

 

 

L’analisi dei costi

Poi, naturalmente, serve la capacità di analizzare i dati e le informazioni raccolte, possibilmente di elevata qualità e attendibilità, che spesso non sono così facilmente reperibili o comunque risultano di difficile quantificazione, specialmente se non c’è abitudine a un forte coordinamento tra le diverse funzioni aziendali che intervengono nel ciclo di vita del prodotto. Un’efficace implementazione delle metodologie di Tco richiede, infine, il superamento di ostacoli quali: la mancanza di competenze tecniche per compiere l’analisi dei costi e/o per effettuare valutazioni di scenari alternativi; l’assenza di strumenti e tecnologie in grado di offrire un adeguato supporto alle valutazioni; una certa resistenza al cambiamento da parte del personale aziendale. Stimare il Tco comporta, quindi, lo sviluppo di competenze tecniche, di relazione e organizzative importanti, che richiedono investimenti in risorse ed in conoscenza. È certo però che il governo di questo tipo di costo apre rilevanti opportunità, stimolando lo sviluppo di soluzioni in grado di sostenere la crescita del business nel lungo periodo. 

 

A caccia di efficienza 

I fleet manager sono sempre alla ricerca di modi per fare scelte migliori per quanto riguarda i veicoli della flotta e i relativi costi, al fine di assicurarsi che la propria flotta sia pronta per le sfide future. Un componente chiave di qualsiasi strategia di ottimizzazione della flotta è l’analisi del Total cost of mobility (Tcm), che fornisce dati sul costo reale di ciascun utente e può suggerire una tabella di marcia per il futuro. Differentemente derivato dal più noto Total cost of ownership (Tco), che considera i costi delle auto che viaggiano dal punto A al punto B, il Tcm considera il quadro più ampio della mobilità. Nello specifico, guarda gli utenti delle auto e include argomenti come il tipo di veicolo scelto, l’eventuale noleggio di auto a breve termine, l’uso di taxi, il car sharing o atre forme di trasporto pubblico/ privato. Inoltre, tiene conto delle spese periferiche, come i servizi utilizzati dai driver, il parcheggio e la gestione dei viaggi. Il Tcm offre molto di più dei semplici costi: fornisce dati chiave sull’utilizzo della flotta

 

 

La forza del TCM

Il Tcm offre ai fleet manager e alle aziende maggiori informazioni sul costo per azienda, piuttosto che sul costo per veicolo. Essi possono vedere come viene utilizzata la flotta nella sua interezza, e in questo modo possono considerare tutte le possibilità di ottimizzazione. L’azienda potrebbe voler aggiungere o espandere soluzioni di e-mobility ad esempio, o car sharing, per coprire determinate aree. Le car policy e le travel policy potrebbero anche aver bisogno di adeguamenti per rendere più efficiente l’uso della flotta ed utilizzare mezzi di trasporto alternativi più attraenti per i dipendenti. 

 

La raccolta dei dati 

I vantaggi di Tcm sono importanti, ma il lavoro necessario per raccogliere, confrontare e analizzare i dati può essere incredibilmente laborioso. Se si è un’organizzazione con migliaia di dipendenti, non è fattibile tentare di analizzare tutti i dati su base giornaliera. Anche in questo caso serve l’aiuto del dipartimento IT e quindi si consolida l’idea del gruppo di gestione trasversale, dove le figure fleet, travel e mobility operano insieme all’IT e collaborano strettamente con la parte amministrativa. 

 

 

MaaS semplifica la gestione 

Per facilitare l’integrazione dei dati richiesti per la gestione della mobilità aziendale oggi è stata sviluppata la piattaforma Mobility as a Service (MaaS), una soluzione tecnologica online che consente alle aziende di trovare, gestire ed analizzare in maniera sempre più efficienti i viaggi dei propri dipendenti. MaaS unifica tutti i modi di trasporto per un’azienda in una piattaforma semplice e facile da usare con l’obiettivo di migliorare costi ed efficienza attraverso una pianificazione dei viaggi più breve e un confronto dei costi. Una piattaforma MaaS semplifica tutti gli aspetti della gestione dei viaggi per un’azienda in un’unica soluzione, che può includere: pianificazione e prenotazione del trasporto, analisi e confronti tra i costi di diverse opzioni di viaggio (ad esempio noleggio di veicoli contro treno), archiviazione e gestione dei dettagli di viaggio e dei documenti di prenotazione, registrazione ed analisi delle spese, prenotazione on-demand e modifiche al trasporto o all’alloggio, scoperta di opzioni di alloggio e ristorante.

 

Mobilità intelligente

Le piattaforme di Mobility as a Service, utilizzano un motore di ricerca di mobilità intelligente per connettersi con i fornitori di noleggio auto, sistemi di gestione della flotta, fornitori di treni, viaggi aerei, traversate in traghetto, taxi, hotel e ristoranti. Attraverso questo motore di ricerca di mobilità intelligente, è possibile trovare, prenotare e pagare tutte le componenti di un intero viaggio senza dover perdere del tempo a cercare e prenotare individualmente. Pianificare un viaggio può comprendere almeno 7 diversi elementi: taxi per la stazione ferroviaria, deposito auto, viaggi in treno, viaggi in aereo, trasporto in metropolitana o tram, linee di autobus, prenotazione alberghiera, prenotazione ristoranti ed altro. Le piattaforme MaaS uniscono tutti gli elementi e le attività di viaggio in un unico processo. Questo approccio può portare ad una mobilità più intelligente per le imprese e incoraggiare la diffusione di una cultura on-demand per i percorsi di viaggio. Gli algoritmi di apprendimento dei dati e di personalizzazione consentiranno alle aziende ed ai dipendenti di comprendere il loro Tcm per prendere decisioni più consapevoli per i viaggi di lavoro. Il Tcm cambierà il modo in cui le aziende affrontano le decisioni in base alle dimensioni della propria flotta, alle car policy ed alle richieste di rimborso spese per i viaggi. Un metodo di prenotazione più facile e semplificato sarà meno stressante e dispendioso in termini di tempo per i dipendenti, consentendo loro di concentrarsi sul proprio lavoro piuttosto che sull’amministrazione della mobilità.