Capitolato di gara: com’è e come si scrive

di Giovanni Tortorici

Il capitolato è un documento che in genere si utilizza in una gara di aggiudicazione per il noleggio a lungo termine e contiene le specifiche dei servizi richiesti dal committente che dovranno essere erogati dal fornitore che vincerà la gara. Da esso scaturirà un contratto e la precisione della sua stesura è di primaria importanza. Prima di partire con la stesura è necessario avere le idee chiare sugli elementi principali: contesto (posizionamento strategico del progetto); obiettivi (chiari); vocabolario (usare parole semplici ed evitare tecnicismi); perimetro (le persone e le risorse impiegate), calendario (scadenze precise e tassative); clausole giuridiche (fondamentali perché il capitolato è un documento contrattuale nel quale vanno specificate le varie responsabilità e competenze). 


Suddivisione in sezioni

Il capitolato è strutturato in tre sezioni: identificazione del fornitore, parte tecnica e parte economica. L’identificazione del fornitore raccoglie informazioni commerciali e certificazioni che sono indispensabili al fine di accertare l’idoneità del fornitore alla partecipazione alla gara. La parte tecnica serve a raccogliere i dati tecnici delle offerte e contiene una tabella dove sono descritte le caratteristiche del prodotto/servizio da acquisire. La parte economica è fortemente correlata alla precedente, poiché se l’offerta tecnica migliore non è economicamente vantaggiosa, questo aspetto è ovviamente rilevante. 


Schema del punteggio

Al fine di rendere completamente trasparente la metodologia, nel capitolato deve essere spiegato il metodo con il quale si assegnano i punteggi ad ogni sezione. Ognuno dei partecipanti può quindi tentare di migliorare aspetti della propria offerta in modo da guadagnare preziosi punti. Il capitolato assume una forma “vincolante”, che è necessaria per avere risposte comparabili dai concorrenti, altrimenti l’analisi delle risposte per effettuare i confronti diventa estremamente lunga e difficile da gestire.


La scrittura delle sezioni

Per l’identificazione del fornitore devono comparire tutti gli aspetti normativi e descrittivi dell’attività del fornitore: certificazioni e referenze, dati inerenti all’organizzazione, dati di bilancio, numero di dipendenti e così via. Quella della parte tecnica è sicuramente la sezione più critica perché descrive esattamente quello che ci si aspetta e deve essere molto precisa. In questa sezione deve trovare spazio la predisposizione del fornitore a fornire proattivamente soluzioni. Poiché la gara si effettua con case di noleggio e non con costruttori, è bene avere una griglia di auto già definita che deve essere approntata prima e decisa in funzione dei parametri decisi dal fleet manager che li ha condivisi con la propria organizzazione. Fondamentale, poi, è la chiarezza sul contenuto dei “pacchetti”, unita alla definizione degli accessori di sicurezza per evitare di dover poi ordinare optional. Nella parte economica si devono fornire i dati che mettano tutti i concorrenti su una base di parità. 

Chiari e trasparenti

I documenti forniti dai concorrenti devono essere facilmente valutabili in modo che sia assolutamente trasparente l’assegnazione del punteggio. Il capitolato deve necessariamente contenere anche le scadenze per la ricezione dei documenti. Fondamentale assegnare tempi per emettere il verdetto finale. Stabiliti gli obiettivi, è importante dare un perimetro alla gara, chiarire cioè se si tratta di tutta la flotta o di una parte, il Paese dove la flotta sarà utilizzata, e se vi saranno lotti successivi. Anche in tema di sicurezza bisogna essere assolutamente chiari dando risalto nella parte tecnica a tutto ciò che è inerente a questa area, con la piena consapevolezza che la sicurezza, comunque, non si acquista, ma si costruisce con un percorso educativo e quindi già nel capitolato vanno inseriti elementi che ne permettano lo sviluppo e l’applicazione.